In het kort
- Geen cliëntdata in ChatGPT Free of Plus: zonder verwerkersovereenkomst en met training op input raakt dat Wna art. 22 en de AVG.
- ChatGPT Enterprise of een private LLM in de EU kan voor een deel van het dossierwerk, mits vastligt welke data erin mag.
- Maatregelen voor AI-geletterdheid (Art. 4 AI Act) gelden sinds 2 februari 2025 voor elk notariskantoor dat AI inzet.
- De KNB AI-weegschaal (eind 2025) is het afwegingskader van de beroepsgroep: beoordeel elke AI-tool vóór inzet met deel 2.
Mag een notaris ChatGPT gebruiken voor dossiers? In zijn standaardvorm mag dat vrijwel nooit. Een notaris die cliëntdata in de gratis of betaalde consumentenversie van ChatGPT typt, schendt al snel artikel 22 Wna en de geheimhoudingsplicht. Met een Enterprise-versie of een Europese private LLM kan het wel, mits het kantoor een doordacht AI-beleid heeft.
Wat zegt de wet?
Artikel 22 van de Wet op het notarisambt (Wna) laat weinig ruimte: de notaris is verplicht tot geheimhouding van alles wat hem in die hoedanigheid ter kennis komt. Deze plicht geldt ook voor medewerkers en blijft gelden na beëindiging van het ambt of dienstverband. Het beroepsgeheim is geen interne richtlijn maar een wettelijke verplichting met tuchtrechtelijke en strafrechtelijke gevolgen bij schending.
Wanneer u gegevens over een cliënt invoert in een AI-systeem, is dat een verwerking. Bij publieke AI-modellen zoals de gratis versie van ChatGPT komt die data terecht op servers van OpenAI in de Verenigde Staten. Standaard wordt de invoer gebruikt voor modeltraining, tenzij dit expliciet is uitgezet. Voor een notaris is dat een dubbele schending: van het beroepsgeheim onder Wna en van de AVG.
De notaris blijft aansprakelijk voor de naleving, ook wanneer een medewerker AI gebruikt zonder dit te melden. Schaduw-AI is een groeiend probleem. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet het aantal datalekken rond generatieve AI stijgen en waarschuwt voor de invoer van persoonsgegevens in die tools (visiedocument 'Verantwoord vooruit', 4 februari 2026).
De KNB AI-weegschaal
De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) heeft in 2025 de AI-weegschaal gepubliceerd, een afwegingskader dat notarissen en kantoren helpt bij verantwoorde AI-inzet. Het kader bestaat uit twee delen. Deel 1 beschrijft de kernwaarden van het notariaat (integriteit als overkoepelende waarde, plus onafhankelijkheid, onpartijdigheid, zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid) en hoe AI die raakt. Deel 2 bevat concrete vragen aan de notaris en aan de softwareleverancier, om vóór de inzet van een tool te beantwoorden.
Deel 1 verscheen op 20 november 2025, deel 2 op 18 december 2025. Daarnaast verwijst de KNB naar het AI-handboek van de CNUE, de Europese koepel van notarissen. De boodschap van de KNB is duidelijk. AI biedt kansen: uit de KNB-enquête van 16 juli 2026 onder 316 (kandidaat-)notarissen en toegevoegd notarissen blijkt dat twee op de drie respondenten AI in het werk gebruikt. Van die groep zet 82 procent de tools meerdere keren per week in. De notaris blijft eindverantwoordelijk voor de juistheid en authenticiteit van de akte. Een voorbeeld dat blijft terugkomen: ChatGPT suggereert een gezamenlijk testament, terwijl een uiterste wil die bij dezelfde akte door twee of meer personen is gemaakt naar Nederlands recht nietig is (artikel 4:93 BW).
Drie risiconiveaus voor AI-tools
Niet alle AI-tools zijn gelijk: voor het notariaat zijn er drie praktische niveaus, oplopend van risicovol naar acceptabel.
Niveau 1: publieke consumenten-AIChatGPT Free of Plus, Claude.ai gratis, Gemini gratis. Niet inzetten voor cliëntzaken. Er is geen verwerkersovereenkomst en de data gaat naar servers buiten de EU. Ook kan uw invoer voor modeltraining worden gebruikt: bij ChatGPT gebeurt dat tot u het uitzet, bij de andere diensten hangt het af van een instelling die u zelf moet controleren. Acceptabel voor anonieme productiviteitstaken (een marketingtekst schrijven, een vergaderagenda samenvatten zonder namen of dossiergegevens).
Niveau 2: zakelijke AI met verwerkersovereenkomstChatGPT Enterprise, Microsoft 365 Copilot, Claude Team of Enterprise van Anthropic. Hier is een verwerkersovereenkomst beschikbaar, modeltraining op uw input wordt uitgeschakeld en data wordt versleuteld. Acceptabel voor sommige cliëntzaken, mits het kantoor expliciet vastlegt welke gegevens wel en niet ingevoerd mogen worden. Let op de hosting-locatie (sommige Microsoft-tenants hosten in de EU, andere niet; Anthropic bewaart gegevens in de VS) en op de Amerikaanse Cloud Act die ondanks contractuele afspraken toegang door autoriteiten kan afdwingen.
Niveau 3: private AI binnen uw kantoor of op een Europese cloudDenk aan een lokaal draaiend taalmodel, een Europees gehoste private LLM zoals Mistral, of een AI-functie binnen uw notarissoftware waarbij de data het kantoor of de EU-cloud niet verlaat. Alleen bij een lokaal model blijft de data echt in huis. Vraag bij een Europese aanbieder de lijst met subverwerkers op: Mistral schakelt bijvoorbeeld ook subverwerkers buiten de EU in. Voor dossierwerk de meest verantwoorde optie. Hogere kosten en complexiteit, maar wel controle over waar de data staat.
Een AI-beleid voor uw notariskantoor
Een schriftelijk AI-beleid is geen wettelijke verplichting voor MKB-notariskantoren. Bij een tuchtklacht of een toezichtsbezoek moet u wel kunnen laten zien hoe u met AI omgaat. Een vastgelegd beleid is daarvoor het kortste bewijs, net als in de advocatuur. Het beleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vijf stappen volstaan voor een werkend basiskader.
Inventariseer
Welke AI-tools zijn al in gebruik op het kantoor? Vraag het elke medewerker, IT incluis. ChatGPT, Microsoft Copilot, transcriptiesoftware, samenvattingstools binnen Outlook, AI-functies binnen de notarissoftware. Veel kantoren onderschatten dit.
Classificeer per tool
Welk risiconiveau (zie hierboven)? Welke data mag erin, welke nooit? Leg dit vast in een tweepuntige lijst per tool: 'wel toegestaan' en 'nooit toegestaan'.
Schrijf een eenvoudig beleidsdocument
Twee tot drie pagina's volstaan. Doel, scope, toegestane tools, verboden invoer, verantwoordelijkheden, melding van incidenten. Laat het beleid ondertekenen door alle medewerkers.
Werk aantoonbaar aan AI-geletterdheid
Sinds 2 februari 2025 vraagt artikel 4 van de AI Act dat u maatregelen neemt om de AI-geletterdheid te ondersteunen van uw personeel en van anderen die namens u met AI-systemen werken. Een kennisniveau per persoon hoeft u niet te garanderen. Houd wel bij wat u heeft gedaan en voor wie, zodat u dat bij een vraag van de KNB of het BFT direct kunt laten zien. Voor een notariskantoor ligt een korte opleiding voor de hand over AI-basis, beperkingen en de specifieke risico's bij beroepsgeheim. De verordening schrijft geen minimumduur voor, dus stem de inhoud af op wat iemand met AI doet. Documenteer wie wanneer is opgeleid.
Monitor en evalueer
Plan elke zes maanden een review. Welke nieuwe tools zijn er aangeschaft? Zijn er incidenten geweest? Klopt het beleid nog?
Is AI in het notariaat hoog-risico onder de AI Act?
De EU AI Act onderscheidt vier risicocategorieën. Voor het notariaat is de vraag of bepaalde AI-toepassingen onder Bijlage III (hoog-risico) vallen. Bijlage III deelt in op gebruiksdoel, ongeacht het beroep van de gebruiker. Het punt over rechtsbedeling (Bijlage III punt 8, onder a) gaat over AI die door of namens een gerechtelijke instantie wordt gebruikt. Een notariskantoor is geen gerechtelijke instantie. Hetzelfde punt noemt ook AI die op soortgelijke wijze wordt gebruikt bij alternatieve geschillenbeslechting. Treedt u op als bindend adviseur of arbiter en helpt een AI-systeem u het recht op de feiten toe te passen, dan kan dat systeem wel hoog-risico zijn.
Concreet: een AI-tool die alleen een conceptbrief opstelt of vergadernotities samenvat valt waarschijnlijk niet onder hoog-risico. Bij KYC-onderzoek en identiteitscontrole ligt dat genuanceerder dan vaak gedacht. Wwft-cliëntacceptatie staat niet in Bijlage III. Biometrische verificatie waarvan het enige doel is te bevestigen dat iemand is wie hij zegt te zijn, is uitdrukkelijk uitgezonderd van Bijlage III punt 1(a). Een menselijk besluitmoment is wel verstandig. Het cliëntenonderzoek blijft onder de Wwft een taak van de notaris (artikel 3), ook als een tool meekijkt. En weigert een systeem zelfstandig een cliënt, dan kan artikel 22 AVG in beeld komen: dat geeft iemand het recht niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend geautomatiseerd tot stand komt en rechtsgevolgen heeft of hem anderszins in aanmerkelijke mate treft. Dat volgt uit de Wwft en de AVG, los van een hoog-risicoclassificatie. De KNB AI-weegschaal bevat in deel 2 vragen die helpen om dit per systeem te beoordelen.
Voor de meeste notariskantoren raken drie andere onderdelen eerder dan de hoog-risico verplichtingen: maatregelen voor AI-geletterdheid (Art. 4, al verplicht), transparantie bij een chatbot op uw website of bij deepfakes (Art. 50 lid 1 en 4, sinds 2 augustus 2026 en niet uitgesteld door de Digital Omnibus) en het AVG-kader voor verwerking van cliëntdata. Bij een chatbot ligt de plicht om te melden dat het AI is bij de aanbieder van de chatbot; deepfakes maakt u zelf bekend. Een met AI voorbereide conceptakte of cliëntbrief valt buiten Artikel 50.
Een AI-register voor uw notariskantoor
Een intern AI-register is voor een notariskantoor geen wettelijke plicht. Een verwerkingsregister is dat wel. Een notariskantoor verwerkt structureel persoonsgegevens van cliënten, waardoor de vrijstelling voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt (artikel 30 lid 5 AVG). AI-toepassingen die cliëntgegevens verwerken, horen in dat register. Een AI-register helpt daarnaast om onder Wna-toezicht en onder de AI Act te laten zien welke AI u gebruikt en hoe u dat beheerst. Per AI-systeem documenteert u zes dingen.
- Naam en leverancier
- Doel van inzet binnen het kantoor
- Welke data er wel en niet in mag
- Het risiconiveau (1, 2 of 3 zoals hierboven)
- De verantwoordelijke binnen het kantoor
- De datum van de laatste review
Een eenvoudige spreadsheet of een specialistisch AI-register-platform werkt allebei. Voor kantoren met meer dan vijf AI-tools wordt een centraal platform praktischer.
Wat moet u nu doen?
Drie acties die u deze week al kunt zetten. Verbied formeel de invoer van cliëntdata in publieke ChatGPT (een interne mail van de notaris volstaat). Plan een AI-geletterdheidsessie voor het hele team. Open de KNB AI-weegschaal en vul deel 2 in voor uw belangrijkste AI-tool.
Voor wie het structureel wil aanpakken: AIComplianceHub bouwt een AI-register, AI-beleid en e-learning specifiek voor het Nederlandse MKB, inclusief notariskantoren. De gratis Risicoscanner geeft u een eerste beeld van waar uw kantoor staat.
Veelgestelde vragen
Mag ik ChatGPT Enterprise gebruiken voor concept-akten?
Ja, onder voorwaarden. Voor ChatGPT Enterprise kunt u met OpenAI een verwerkersovereenkomst sluiten. Standaard traint OpenAI niet op uw invoer. Voor concept-correspondentie en interne notities is het bruikbaar. Voor de eindversie van een akte blijft volledige menselijke controle vereist. De notaris is en blijft eindverantwoordelijk voor de inhoud en authenticiteit.
Bestaat er een AI-tool die veilig is voor elk notarieel dossier?
Nee. Het hangt af van wat u erin stopt en welke afspraken er liggen. Een private LLM gehost in de EU met een verwerkersovereenkomst en uitgeschakelde modeltraining is veiliger dan publieke ChatGPT. Maar zelfs dan blijft de notaris verantwoordelijk om eindcontroles uit te voeren.
Is een AI-beleid wettelijk verplicht voor notariskantoren?
Nee, een apart AI-beleid schrijft de wet niet voor, ongeacht de omvang van het kantoor. Wel moet u onder de AVG kunnen aantonen dat u zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat (artikel 5 lid 2 AVG). Bij een incident, een klacht of een toezichtsbezoek is een vastgelegd beleid het kortste bewijs van hoe u met AI omgaat.
Telt het notariaat als hoog-risico onder de AI Act?
Nee, niet vanwege het beroep. Bijlage III deelt in op gebruiksdoel, ongeacht wie het systeem gebruikt. Het punt over rechtsbedeling (Bijlage III punt 8, onder a) is bedoeld voor AI die door of namens een gerechtelijke instantie wordt ingezet. Een notaris is geen gerechtelijke instantie. Drafting, samenvatten en agendabeheer staan dus nergens in Bijlage III. Een systeem wordt pas hoog-risico als het een functie uit Bijlage III vervult, zoals sollicitanten selecteren (punt 4, onder a) of de kredietwaardigheid van natuurlijke personen beoordelen (punt 5, onder b).
Wat is AI-geletterdheid voor een notariskantoor?
Een korte training over hoe AI werkt, wat de beperkingen zijn en welke specifieke risico's gelden voor het notariaat (beroepsgeheim, hallucinaties bij juridische adviezen, bias). De verordening schrijft geen minimumduur voor. Documenteer welke medewerker wanneer de training heeft afgerond. Artikel 4 vraagt sinds 2 februari 2025 om maatregelen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid ondersteunen, rekening houdend met kennis, ervaring, opleiding en gebruikscontext. Een bepaald niveau per persoon hoeft u niet te garanderen; laten zien wat u heeft gedaan en voor wie, wel.