Mag een notaris ChatGPT gebruiken voor dossiers? Het korte antwoord: in zijn standaardvorm vrijwel nooit. Een notaris die clientdata in de gratis of betaalde consumentenversie van ChatGPT typt, schendt al snel artikel 22 Wna en de geheimhoudingsplicht. Met een Enterprise-versie of een Europese private LLM kan het wel, mits het kantoor een doordacht AI-beleid heeft. Dit artikel legt uit wat wel mag, wat niet, en hoe u uw kantoor compliant inricht.
Wat zegt de wet?
Artikel 22 van de Wet op het notarisambt (Wna) is helder: de notaris is verplicht tot geheimhouding van alles wat hem in die hoedanigheid ter kennis komt. Deze plicht geldt ook voor medewerkers en blijft gelden na beeindiging van het ambt of dienstverband. Het beroepsgeheim is geen interne richtlijn maar een wettelijke verplichting met tuchtrechtelijke en strafrechtelijke gevolgen bij schending.
Wanneer u gegevens over een client invoert in een AI-systeem, is dat een verwerking. Bij publieke AI-modellen zoals de gratis versie van ChatGPT komt die data terecht op servers van OpenAI in de Verenigde Staten. Standaard wordt de invoer gebruikt voor modeltraining, tenzij dit expliciet is uitgezet. Voor een notaris is dat een dubbele schending: van het beroepsgeheim onder Wna en van de AVG.
De notaris blijft aansprakelijk voor de naleving, ook wanneer een medewerker AI gebruikt zonder dit te melden. Schaduw-AI is een groeiend probleem. De Autoriteit Persoonsgegevens noemde dit in haar visiedocument 'Verantwoord vooruit' (februari 2026) als een van de drie grootste risico's bij generatieve AI in organisaties.
De KNB AI-weegschaal
De Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie (KNB) heeft in 2025 de AI-weegschaal gepubliceerd, een afwegingskader dat notarissen en kantoren helpt bij verantwoorde AI-inzet. Het kader bestaat uit twee delen. Deel 1 beschrijft de kernwaarden van het notariaat (onpartijdigheid, deskundigheid, vertrouwelijkheid) en hoe AI deze waarden raakt. Deel 2 bevat concrete vragen die u uzelf en uw softwareleverancier moet stellen voor inzet.
De KNB werkt daarnaast aan een Europees handboek samen met de Conseil des Notariats de l'Union Europeenne (CNUE), waarna een Nederlandse aanvulling volgt. Tot die tijd is de AI-weegschaal het primaire normkader. De boodschap van de KNB is duidelijk: AI biedt kansen (uit onderzoek met meer dan 500 notarissen blijkt dat sommige taken tot 40 procent sneller kunnen), maar de notaris blijft eindverantwoordelijk voor de juistheid en authenticiteit van de akte. Een concreet voorbeeld dat de KNB noemt: ChatGPT suggereerde dat een gezamenlijk testament mogelijk was, terwijl de Nederlandse wet verplicht dat ieder zijn eigen testament opmaakt.
Drie risiconiveaus voor AI-tools
Niet alle AI-tools zijn gelijk. Voor het notariaat zijn er drie praktische niveaus, oplopend van risicovol naar acceptabel.
Niveau 1: publieke consumenten-AI. ChatGPT Free of Plus, Claude.ai gratis, Gemini gratis. Niet inzetten voor clientzaken. Geen verwerkersovereenkomst, data leeft op servers buiten de EU, modeltraining op uw input is standaard ingeschakeld. Acceptabel voor anonieme productiviteitstaken (een marketingtekst schrijven, een vergaderagenda samenvatten zonder namen of dossiergegevens).
Niveau 2: zakelijke AI met verwerkersovereenkomst. ChatGPT Enterprise, Microsoft Copilot for Business, Anthropic Claude Pro Team. Hier is een verwerkersovereenkomst beschikbaar, modeltraining op uw input wordt uitgeschakeld en data wordt versleuteld. Acceptabel voor sommige clientzaken, mits het kantoor expliciet vastlegt welke gegevens wel en niet ingevoerd mogen worden. Let op de hosting-locatie (sommige Microsoft-tenants hosten in de EU, andere niet) en op de Amerikaanse Cloud Act die ondanks contractuele afspraken toegang door autoriteiten kan afdwingen.
Niveau 3: private AI binnen de eigen IT-omgeving. Een lokaal draaiend taalmodel, een Europese gehoste private LLM (zoals Mistral of een fine-tuned Aleph Alpha) of een AI-functie binnen notarissen-software waarbij data nooit het kantoor verlaat. Voor dossierwerk de meest verantwoorde optie. Hogere kosten en complexiteit, maar volledige controle over wat met de data gebeurt.
Een AI-beleid voor uw notariskantoor
Een schriftelijk AI-beleid is geen wettelijke verplichting voor MKB-notariskantoren, maar het is bij een tuchtklacht of toezichtsbezoek het eerste document dat wordt opgevraagd. Het beleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vijf stappen volstaan voor een werkend basiskader.
Stap 1: inventariseer. Welke AI-tools zijn al in gebruik op het kantoor? Vraag het na bij elke medewerker, niet alleen IT. ChatGPT, Microsoft Copilot, transcriptiesoftware, samenvattingstools binnen Outlook, AI-functies binnen de notarissoftware. Veel kantoren onderschatten dit.
Stap 2: classificeer per tool. Welk risiconiveau (zie hierboven)? Welke data mag erin, welke nooit? Leg dit vast in een tweepuntige lijst per tool: 'wel toegestaan' en 'nooit toegestaan'.
Stap 3: schrijf een eenvoudig beleidsdocument. Twee tot drie pagina's volstaan. Doel, scope, toegestane tools, verboden invoer, verantwoordelijkheden, melding van incidenten. Laat het beleid ondertekenen door alle medewerkers.
Stap 4: borg AI-geletterdheid. Sinds 2 februari 2025 verplicht artikel 4 van de AI Act dat alle medewerkers die met AI werken voldoende kennis hebben. Voor een notariskantoor betekent dit een korte opleiding (online cursus van 1 tot 2 uur volstaat) over AI-basis, beperkingen en de specifieke risico's bij beroepsgeheim. Documenteer wie wanneer is opgeleid.
Stap 5: monitor en evalueer. Plan elke zes maanden een review. Welke nieuwe tools zijn er aangeschaft? Zijn er incidenten geweest? Klopt het beleid nog?
Is AI in het notariaat hoog-risico onder de AI Act?
De EU AI Act onderscheidt vier risicocategorieen. Voor het notariaat is de vraag of bepaalde AI-toepassingen onder Bijlage III (hoog-risico) vallen. Recital 61 van de AI Act benoemt AI bij de rechtspleging als hoog-risico, maar niet als de AI puur ondersteunende administratieve taken doet (zoals anonimiseren, communicatie tussen personeel of agenda's beheren).
In de praktijk: een AI-tool die alleen een conceptbrief opstelt of vergadernotities samenvat valt waarschijnlijk niet onder hoog-risico. Een AI-systeem dat KYC-onderzoek automatiseert, biometrische identificatie doet voor identiteitscontrole of een rol speelt in juridische beoordelingen kan wel hoog-risico zijn, afhankelijk van de exacte rol. De KNB AI-weegschaal bevat in deel 2 vragen die helpen om dit per systeem te beoordelen.
Voor de meeste notariskantoren raken niet de hoog-risico verplichtingen als eerste, maar drie andere onderdelen: AI-geletterdheid (Art. 4, al verplicht), transparantie bij AI-gegenereerde content of chatbots op uw website (Art. 50, juridisch vanaf 2 augustus 2026; via Digital Omnibus naar verwachting verschoven naar eind 2026) en het AVG-kader voor verwerking van clientdata.
Een AI-register voor uw notariskantoor
Een intern AI-register is voor MKB-kantoren niet wettelijk verplicht, maar bewijst zowel onder Wna-toezicht als onder de AI Act dat u zorgvuldig handelt. Per AI-systeem documenteert u: naam en leverancier, doel van inzet binnen het kantoor, welke data wel of niet ingevoerd mag worden, het risiconiveau (1, 2 of 3 zoals hierboven), de verantwoordelijke binnen het kantoor en de datum van laatste review.
Een eenvoudige spreadsheet of een specialistisch AI-register-platform werkt allebei. Voor kantoren met meer dan vijf AI-tools wordt een centraal platform praktischer.
Wat moet u nu doen?
Drie acties die u deze week al kunt zetten. Verbied formeel de invoer van clientdata in publieke ChatGPT (een interne mail van de notaris volstaat). Plan een AI-geletterdheidsessie voor het hele team. Open de KNB AI-weegschaal en vul deel 2 in voor uw belangrijkste AI-tool.
Voor wie het structureel wil aanpakken: AIComplianceHub bouwt een AI-register, AI-beleid en e-learning specifiek voor het Nederlandse MKB, inclusief notariskantoren. De gratis Risicoscanner geeft u in vijf minuten een eerste beeld van waar uw kantoor staat.
Veelgestelde vragen
Mag ik ChatGPT Enterprise gebruiken voor concept-akten?
Onder voorwaarden ja. ChatGPT Enterprise heeft een verwerkersovereenkomst en verwerkt input niet voor modeltraining. Voor concept-correspondentie en interne notities is het bruikbaar. Voor de eindversie van een akte blijft volledige menselijke controle vereist. De notaris is en blijft eindverantwoordelijk voor de inhoud en authenticiteit.
Welke AI-tools zijn veilig voor het notariaat?
Geen tool is per definitie veilig. Het hangt af van wat u erin stopt en welke afspraken er liggen. Een private LLM gehost in de EU met een verwerkersovereenkomst en uitgeschakelde modeltraining is veiliger dan publieke ChatGPT. Maar zelfs dan blijft de notaris verantwoordelijk om eindcontroles uit te voeren.
Is een AI-beleid wettelijk verplicht voor notariskantoren?
Nee, voor MKB-kantoren niet. Het is wel het document dat tuchtcolleges, de Autoriteit Persoonsgegevens en het Bureau Financieel Toezicht als eerste opvragen bij een incident of klacht. Geen beleid hebben verzwakt uw positie aanzienlijk.
Telt het notariaat als hoog-risico onder de AI Act?
Niet automatisch. Recital 61 noemt AI bij de rechtspleging expliciet als hoog-risico, maar de AI Act beoordeelt per systeem of de AI een wezenlijke rol speelt in juridische beslissingen. Veel notariele AI-toepassingen (drafting, samenvatten, agenda) vallen onder puur ondersteunende administratieve activiteiten en zijn daarmee geen hoog-risico onder de AI Act.
Wat is AI-geletterdheid voor een notariskantoor?
Een korte training (1 tot 2 uur online volstaat) over hoe AI werkt, wat de beperkingen zijn en welke specifieke risico's gelden voor het notariaat (beroepsgeheim, hallucinaties bij juridische adviezen, bias). Documenteer welke medewerker wanneer de training heeft afgerond. Dit is verplicht sinds 2 februari 2025.