Een medewerker vindt een tool die zijn werk sneller maakt. Vraagt hij toestemming, dan hoort hij weken niets; doet hij het zonder te vragen, dan merkt niemand het. Die verhouding draait u om met één vaste aanvraaglink, waarbij u zelf bepaalt wat er vóór een goedkeuring moet gebeuren.
Medewerkers gebruiken AI omdat hun werk er sneller van gaat. Zet u daar een verbod tegenover zonder alternatief, dan verhuist het gebruik naar privé-accounts en privételefoons. Het staat dan buiten uw systemen, terwijl u er wel verantwoordelijk voor blijft.
De enige route die standhoudt is de nette route sneller maken dan de sluiproute. Aanvragen kost twee minuten. Het antwoord komt meestal dezelfde dag. En wie het beleid heeft gelezen en de training heeft gehad, weet meteen waar de grens ligt. Zo wordt de procedure een dienst in plaats van een drempel.
Wat er vandaag al draait, haalt u boven water met een anonieme uitvraag. De aanvraagroute hieronder gaat over alles wat er daarna nog bij komt.
Zes stappen om uit te kiezen. Per stap kiest u of hij een goedkeuring blokkeert. Daarnaast kiest u of hij altijd geldt of alleen wanneer er persoonsgegevens in het spel zijn. Zet u er geen enkele aan, dan komt de aanvraag binnen en beslist u zelf.
De volgorde is aan u. Hieronder staat de opstelling waarmee de meeste organisaties beginnen.
AI-beleid accorderenDe aanvrager
De aanvrager leest het gepubliceerde AI-beleid en geeft akkoord. Herziet u het beleid, dan vervalt dat akkoord en vraagt het platform er opnieuw om.
AI-geletterdheid afgerondDe aanvrager
De aanvrager heeft een certificaat dat niet ouder is dan twaalf maanden. Onderbouwt uw inspanning voor Artikel 4.
Aanvraag ingevuldDe aanvrager
De vragen op het aanvraagformulier: welke tool, waarvoor, wat voor gegevens. Deze stap is klaar zodra de aanvraag binnen is.
FiatteringU
U wijst aan wie tekent. Meerdere fiatteurs op één stap kan. Meerdere stappen achter elkaar ook: eerst de leidinggevende, dan de budgetverantwoordelijke.
LeverancierscheckHet platform
Het platform zoekt de tool op in de leveranciersbibliotheek en toont het risicoprofiel. Dat is een aanwijzing vooraf; classificeren doet u later in het register.
Opnemen in het registerU
De goedgekeurde tool komt als concept in uw AI-register te staan, klaar om te classificeren.
Dit is het verschil met een procedure in een Word-bestand. Staat er een verplichte stap open, dan is goedkeuren geblokkeerd en ziet u welke stap het tegenhoudt. Ook een fiatteur komt er niet langs: zijn handtekening zet een aanvraag niet op goedgekeurd zolang de aanvrager het beleid nog moet accorderen.
Afwijzen kan wél op elk moment. Wie ziet dat een tool sowieso niet door de beugel kan, hoeft niet te wachten op een certificaat.
Beleid en e-learning worden automatisch bijgewerkt zodra de medewerker ze afrondt. Herricht u de route, dan geldt dat voor nieuwe aanvragen. Iemand die halverwege is, krijgt niet ineens andere spelregels.
Perplexity
aangevraagd door Sanne · Marketing
Goedkeuren kan nog niet: fiattering staat open.
Over een nieuwe tool beslist meestal een leidinggevende of een budgetverantwoordelijke. Zo iemand is zelden beheerder van dit platform, dus kan elk teamlid fiatteur zijn. Beheerderstoegang hoort daar niet bij: een fiatteur ziet uitsluitend de aanvragen waarop hij zelf tekent.
Staan er twee of meer fiatteurs op één stap, dan kiest u of een van hen volstaat (handig bij vakantie) of dat iedereen moet tekenen. Wilt u ze ná elkaar, dan zet u twee fiatteringsstappen achter elkaar in de route: eerst de leidinggevende, dan de budgetverantwoordelijke.
Wie de aanvraag indient, tekent hem niet af. Ook niet als hij zelf als fiatteur staat aangewezen. De server bewaakt dat, dus het blijft staan als iemand de knop probeert te omzeilen.
Een aanvraag waar de indiener niets meer van hoort, is de reden dat mensen de volgende keer om de procedure heen lopen. De aanvrager ziet dus zijn eigen route: wat er klaar is, wat er open staat en of de bal bij hem ligt of bij u. Moet hij nog iets doen, dan staat de knop erbij die hem naar het AI-beleid of naar de e-learning brengt.
Een fiatteur krijgt bericht zodra hij aan de beurt is. Wacht de aanvraag nog op de aanvrager zelf, dan blijft het stil tot die poort opengaat. Blijft het daarna liggen, dan volgt na drie en na zeven dagen een herinnering.
De beslissing gaat automatisch per e-mail naar de aanvrager, met de toelichting die u erbij schrijft. Bij een goedkeuring staat de tool met één klik als concept in uw AI-register, klaar om te classificeren.
Wat overblijft is het stuk waar een toezichthouder, een auditor of een grote klant naar vraagt. Per aanvraag ligt vast wie wat wanneer heeft gedaan: wie akkoord gaf op het beleid en op welke versie, wie tekende, wanneer de tool in het register kwam.
Het akkoord op het beleid draagt een vingerafdruk over de tekst. Daarmee is aantoonbaar wélke versie iemand heeft gezien, ook nadat u het beleid herzien heeft. Voor de e-learning geldt een certificaat dat niet ouder is dan twaalf maanden. Dat onderbouwt uw inspanning voor AI-geletterdheid, die sinds 2 februari 2025 van aanbieders en gebruiksverantwoordelijken wordt gevraagd (Artikel 4).
Een openstaande aanvraag telt mee op uw dashboard, met daarbij hoeveel er bij een fiatteur liggen en hoeveel bij u. Ligt er iets langer dan een week, dan krijgt u een governance-signaal waarvan u met één klik een compliance-taak maakt. Draait uw inkoop- of ticketsysteem mee, dan zijn er webhooks voor aangevraagd, goedgekeurd en afgewezen.
AI-aanvragen zit in Professional en hoger. Het akkoord op het AI-beleid zit al vanaf Starter. Bekijk de pakketten.
Klik een vraag aan voor het antwoord. Dit zijn vaste antwoorden; de AI Act Vraagbaak in het platform beantwoordt uw eigen vragen.
Nee. De verordening schrijft geen aanvraagroute voor. Wat er wel staat: aanbieders en gebruiksverantwoordelijken nemen sinds 2 februari 2025 maatregelen die de AI-geletterdheid van hun personeel bevorderen (Artikel 4). En beoordelen wat er voor een AI-systeem geldt kan pas als u weet dat u het inzet. Een vaste route is de praktische manier om dat te organiseren.
Ja, zolang de route geen stap bevat die hem persoonlijk moet herkennen. Hij dient dan in via de open link. Zet u er een voorwaarde voor zoals het AI-beleid accorderen of een geldig e-learningcertificaat, dan moet hij inloggen, want anders valt zijn bewijs bij niemand op te zoeken.
Alleen als u de route poorten geeft. Zonder poorten heeft de aanvrager geen account nodig. Met een poort telt hij mee in het aantal medewerkers van uw pakket: 100 op Professional, 500 op Corporate. Wie fiatteert telt sowieso mee, want dat is een collega die u zelf aanwijst.
Dan schaft hij die tool alsnog aan. Deze route regelt de goedkeuring; het blokkeren van verkeer op uw netwerk hoort bij uw IT-beheer. Wat het platform wel doet: de nette route kost twee minuten en levert meestal dezelfde dag antwoord op. Wat er buitenom toch binnenkomt, vindt u terug met de anonieme schaduw-AI-uitvraag. Die twee vullen elkaar aan.
De uitvraag ruimt het verleden op: anoniem inventariseren wat er nu al draait. De aanvraagroute bewaakt de voordeur, zodat er niets bijkomt dat u niet heeft gezien. Samen sluiten ze de cirkel.
Begin met de gratis risicoscan, of maak direct een account aan en richt de route in zoals u hem wilt hebben.
