AI-beleid opstellen voor uw bedrijf, met gratis template
Een grote klant stuurt een leveranciersvragenlijst. Een auditor vraagt hoe u AI-gebruik heeft geregeld. In beide gevallen moet u kunnen laten zien hoe u met AI omgaat. Een vastgelegd beleid is daarvoor het kortste bewijs. De AI Act kent geen plicht tot een beleidsdocument. Wel is het een bewijsbasis voor uw naleving van Artikel 4. Zet u hoog-risico AI uit Bijlage III in, zoals AI bij werving of kredietbeoordeling, dan komen daar vanaf 2 december 2027 de plichten van Artikel 26 bij.
Maak nu gratis een compleet AI-beleid voor uw organisatie. Inbegrepen in het gratis account, eenmalig op basis van uw risicoscan.
In het kort
- Een AI-beleid legt vast welke AI uw mensen mogen gebruiken, waarvoor en met welke gegevens.
- Het is geen zelfstandige wettelijke plicht, wel een gangbare manier om Artikel 4 aantoonbaar in te vullen.
- Acht onderdelen: van toegestane tools en verboden gebruik tot omgang met gegevens, rollen en incidenten.
- In AIComplianceHub genereert u eenmalig gratis een compleet AI-beleid, zonder creditcard.
Wat is een AI-beleid?
Een AI-beleid is een intern document dat vastlegt hoe uw organisatie omgaat met kunstmatige intelligentie. Het beschrijft welke AI-toepassingen zijn toegestaan, welke regels gelden en wie verantwoordelijk is voor naleving.
De AI Act schrijft geen specifiek AI-beleidsdocument voor. Wat wel verplicht is: Artikel 4 vraagt sinds 2 februari 2025 maatregelen die de AI-geletterdheid van medewerkers ondersteunen. Aanbieders van hoog-risico AI hebben daarnaast een risicobeheersysteem en technische documentatie nodig (Artikel 9 en 11). Een AI-beleid bundelt deze eisen tot een praktisch document. Het toont aan dat uw organisatie bewust met AI omgaat en bespaart u tijd bij een audit of klantvraag.
Wat hoort er in een AI-beleid?
Een AI-beleid voor het MKB past op vier pagina's. Deze acht onderdelen horen erin. Waar de wet iets voorschrijft, staat de vindplaats erbij; de rest is uw eigen keuze.
Doel en reikwijdte
Voor wie het beleid geldt en voor welke vormen van AI: van ChatGPT en Copilot tot de AI-functies in software die u al gebruikt. Noem ook wat erbuiten valt, zoals een spamfilter. Dan hoeft niemand te gissen.
Toegestane tools en toepassingen
Welke tools medewerkers mogen gebruiken en waarvoor. Een lijst met goedgekeurde tools voorkomt dat iedereen zijn eigen keuze maakt. Koppel die lijst aan uw AI-register, zodat beleid en praktijk hetzelfde zeggen.
Verboden gebruik
Wat nooit mag. De AI Act verbiedt sinds 2 februari 2025 een aantal praktijken, waaronder emotieherkenning op de werkvloer en social scoring (Artikel 5). Daarbovenop legt u eigen grenzen vast, bijvoorbeeld dat een besluit over een mens altijd langs een medewerker gaat.
Omgang met gegevens
Welke informatie in een prompt mag en welke erbuiten blijft: persoonsgegevens, klantdossiers, bedrijfsgeheimen. Verwerkt een tool persoonsgegevens namens u, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst onder (Artikel 28 AVG). Dit is het onderdeel dat medewerkers het vaakst opzoeken.
Rollen en goedkeuring
Wie beslist over een nieuwe tool, wie het beleid beheert en bij wie een medewerker terechtkan met een vraag. Zet u hoog-risico AI in, dan belegt u het menselijk toezicht bij mensen met de nodige bekwaamheid, opleiding en bevoegdheid om in te grijpen (Artikel 26 lid 2).
AI-geletterdheid
Hoe u zorgt dat medewerkers begrijpen wat de tools kunnen en waar ze de mist in gaan. Artikel 4 vraagt sinds 2 februari 2025 dat elke organisatie die AI gebruikt daar maatregelen voor neemt. Het beleid beschrijft wie welke uitleg of training krijgt en hoe u dat bijhoudt.
Transparantie naar klanten en medewerkers
Wanneer u meldt dat iemand met AI te maken heeft. Voor chatbots en deepfakes gelden sinds 2 augustus 2026 transparantieplichten (Artikel 50). Een chatbot maakt zich kenbaar als AI. Wie met AI een deepfake maakt of bewerkt, meldt dat de content kunstmatig is. Werkgevers die hoog-risico AI op de werkplek inzetten, informeren vooraf de werknemersvertegenwoordigers en de betrokken medewerkers (Artikel 26 lid 7).
Incidenten en herziening
Wat een medewerker doet als AI iets fout doet: een datalek via een prompt, een verkeerd advies aan een klant. Bij hoog-risico AI meldt u een ernstig incident aan de aanbieder en de toezichthouder (Artikel 26 lid 5). Leg vast wanneer u het beleid herziet, bijvoorbeeld elk jaar en bij elke nieuwe tool.
Deze acht onderdelen, ingevuld voor uw organisatie
Doe de gratis risicoscan en beantwoord daarna drie vragen: hoeveel medewerkers u heeft, wie het beleid beheert en welke tools nog ontbreken. Het platform schrijft dan een AI-beleid met deze acht onderdelen, afgestemd op uw sector en op de tools uit uw scan.
U downloadt het als Word-bestand, past het aan en vraagt per medewerker om akkoord. Eenmalig gratis in het gratis account, zonder creditcard.
Zo stelt u uw AI-beleid op
Inventariseer uw AI-gebruik
Breng in kaart welke AI-tools uw organisatie gebruikt en waarvoor. Onze gratis risicoscan helpt u hierbij.
Start risicoscanBepaal uw richtlijnen
Definieer welk AI-gebruik is toegestaan, welke regels gelden en wie verantwoordelijk is. Denk aan goedgekeurd gebruik, verboden toepassingen en escalatieprocedures.
Genereer het document
AIComplianceHub genereert automatisch een compleet AI-beleid op basis van uw antwoorden. U kunt het direct downloaden en aanpassen.
Start nuLeg het voor en haal akkoord op
Een beleid dat in een map blijft staan verandert weinig. Publiceer het en vraag per medewerker om akkoord, zodat u kunt laten zien wie welke versie heeft gelezen. Herziet u het beleid, dan vervalt dat akkoord en vraagt het platform er opnieuw om.
Niet elke medewerker leest een heel beleid. Uit uw register maakt u ook een kaart van één A4: vijf huisregels, de goedgekeurde tools en een aanspreekpunt. De kaart zit in elk pakket, ook in Gratis. Vanaf Core draagt hij uw logo en merkkleur.
Veelgestelde vragen over AI-beleid
Klik een vraag aan voor het antwoord. Dit zijn vaste antwoorden; de AI Act Vraagbaak in het platform beantwoordt uw eigen vragen.
Nee. De AI Act schrijft geen AI-beleidsdocument voor. Wel vraagt Artikel 4 sinds 2 februari 2025 maatregelen voor AI-geletterdheid. Voor hoog-risico AI komen daar de plichten van Artikel 26 bij. Een AI-beleid is de gangbare manier om die maatregelen aantoonbaar te maken. Vraagt een opdrachtgever of verzekeraar hoe u met AI omgaat, dan is een vastgelegd beleid daarvoor het kortste bewijs.
Acht onderdelen. Doel en reikwijdte, toegestane tools, verboden gebruik, omgang met gegevens, rollen en goedkeuring, AI-geletterdheid, transparantie, incidenten en herziening. Vier pagina's zijn genoeg. Belangrijker dan de lengte is dat het beleid klopt met wat er echt draait. Koppel het daarom aan uw AI-register.
In vier stappen. Inventariseer eerst welke AI er draait, ook de AI-functies in software die u al had. Bepaal dan per onderdeel uw regels: welke tools mogen, welke gegevens buiten een prompt blijven, wie goedkeurt. Schrijf het document kort en concreet. Leg het daarna voor aan medewerkers en vraag om akkoord, zodat u kunt laten zien wie het heeft gelezen.
Ja. In AIComplianceHub genereert u eenmalig gratis een compleet AI-beleid, zonder creditcard. Het is geen leeg sjabloon: het platform vult de acht onderdelen in op basis van uw risicoscan, uw sector en de tools die u opgeeft. U downloadt het als Word-bestand en past het aan waar u wilt.
Nee. Een generiek template beschrijft een organisatie die de uwe niet is. Een auditor of opdrachtgever ziet dat direct. Het beleid moet kloppen met uw eigen AI-register, uw sector en de gegevens waarmee u werkt.
Er is een kaart van één A4 met vijf huisregels voor AI, de tools die in het AI-register zijn goedgekeurd en een aanspreekpunt. Een owner of admin maakt hem in AIComplianceHub, op elk pakket, ook op Gratis. Vanaf Core draagt de kaart uw logo en merkkleur. U hangt hem op of zet hem op het intranet. De kaart vervangt het AI-beleid niet.
Binnen een uur. Eerst doet u de gratis risicoscan. De wizard stelt daarna drie vragen: hoeveel medewerkers, wie het beleid beheert en welke tools nog ontbreken. Het platform schrijft het document. De meeste tijd zit in het nalezen en het afstemmen met collega's.
Gerelateerde onderwerpen
AI Act documentatie
Welke documenten zijn verplicht?
Lees meerAI Governance
Houd grip op uw AI-gebruik
Lees meerCopilot-governance onder de AI Act
Hoe u AI-beleid in Microsoft 365 afdwingt met rechten, labels en agentbeheer
Lees meerVolwassenheidsmodel AI-governance
Acht dimensies en vijf niveaus om te zien waar u staat
Lees meerStart vandaag nog met uw AI-beleid
Begin met de gratis risicoscan en ontdek welke AI-tools uw organisatie gebruikt. Daarna genereert AIComplianceHub automatisch een compleet AI-beleid.