Laatst bijgewerkt: 13 augustus 2026
Verwerkingsverantwoordelijke is FLILEO Solutions B.V., handelend onder de naam AIComplianceHub, statutair gevestigd te Leidschendam en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 42124649. Wij bieden een online platform voor AI Act compliance, gericht op Nederlandse bedrijven. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, en hoe wij uw gegevens beschermen.
Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):
Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden:
Indien u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, slaan wij uw e-mailadres op. De rechtsgrond voor deze verwerking is uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
Uw e-mailadres wordt opgeslagen in onze database en verwerkt via Resend, onze e-mailserviceprovider. U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink die in elke nieuwsbrief is opgenomen.
Belt u ons, dan verwerken wij uw telefoonnummer plus het tijdstip en de duur van het gesprek. Spreekt u een voicemail in, dan komt de opname daarbij. Die wordt automatisch omgezet naar tekst en samen met het audiobestand naar onze mailbox gestuurd.
Die omzetting gebeurt op de eigen servers van onze telefonieprovider. Uw bericht wordt niet gebruikt om dat systeem te trainen of te verbeteren, en gaat niet naar derden. Zodra de e-mail bij ons is afgeleverd, verwijdert de provider zowel het audiobestand als de transcriptie. Wat overblijft is het bericht in onze eigen mailbox.
De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst wanneer u klant bent. In alle andere gevallen is het ons gerechtvaardigd belang bij bereikbaarheid.
Onze telefonie loopt via Beltify, een Nederlandse aanbieder van zakelijke telefonie die gebruikmaakt van het telefonieplatform van Voys. Beltify verwerkt uitsluitend gegevens die bij het telefoonverkeer horen. Er is geen koppeling met uw account of met wat u in het platform heeft staan. Om die reden staat Beltify niet op onze subverwerkerspagina: daarop staan alleen partijen die betrokken zijn bij de verwerking van gegevens uit het platform zelf.
De gegevens over het telefoonverkeer zelf, zoals nummer en tijdstip, worden na drie maanden geanonimiseerd. Een voicemailbericht in onze mailbox bewaren wij niet langer dan nodig is om uw vraag af te handelen.
Wij delen uw gegevens uitsluitend met derde partijen die nodig zijn voor het leveren van onze diensten. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.
Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten conform de AVG. Een actueel overzicht vindt u op onze subverwerkerspagina. De volledige rechten en plichten rond subverwerkers zijn opgenomen in onze verwerkersovereenkomst.
De verwerking van gegevens vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER), met uitzondering van de AI-verwerking door Anthropic PBC. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten en gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework. Als aanvullende waarborg sluiten wij Standard Contractual Clauses (SCC's) af voor het geval het adequaatheidsbesluit wegvalt.
Wij beperken de persoonsgegevens die naar Anthropic worden doorgegeven tot het minimum dat nodig is voor documentgeneratie en vraagbeantwoording. Dit betreft typisch functienamen, rollen en namen van AI-verantwoordelijken binnen uw organisatie, zoals door u zelf in het platform ingevoerd.
Die beperking is technisch afgedwongen, niet alleen een afspraak. Elke tekst die het platform naar Anthropic stuurt, gaat eerst langs een filter dat identificerende gegevens met een herkenbare structuur vervangt door een neutrale aanduiding: burgerservice- nummer, IBAN, e-mailadres, telefoonnummer, postcode, IP-adres, KvK-, BIG- en AGB-nummer en een geboortedatum. Na het antwoord worden die waarden bij ons weer teruggeplaatst, zodat een document waarin u bewust een rekeningnummer opnam gewoon compleet blijft. Het nummer zelf is dan nooit buiten onze eigen omgeving geweest.
Het filter werkt op gegevens met een vaste vorm of een controlegetal. Vrij ingetypte namen van personen kunnen wij er niet betrouwbaar uit halen, want een naam heeft geen vaste vorm. Voer daarom geen persoonsgegevens in die niet nodig zijn voor het document of de vraag die u stelt.
Voor overige subverwerkers vindt verwerking binnen de EER plaats. Details per subverwerker staan op onze subverwerkerspagina.
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het onderstaande e-mailadres. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Dit omvat onder andere versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), versleutelde opslag van wachtwoorden, toegangscontrole op basis van rollen en regelmatige beveiligingsaudits.
Specifiek voor de AI-functies geldt een extra maatregel. Identificerende gegevens met een herkenbare structuur worden automatisch vervangen door een neutrale aanduiding voordat een tekst onze omgeving verlaat, en na het antwoord weer teruggeplaatst. Dit staat los van uw eigen invoer: het werkt altijd, ook wanneer een medewerker per ongeluk een burgerservicenummer in een vraag plakt. Hoofdstuk 8 beschrijft welke gegevens het filter herkent, en welke niet.
Het platform maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (Anthropic Claude) voor documentgeneratie en risicoclassificatie. Deze AI-functionaliteiten dienen als ondersteunende hulpmiddelen; er worden geen volledig geautomatiseerde besluiten genomen die rechtsgevolgen hebben voor gebruikers.
U heeft altijd de mogelijkheid om gegenereerde inhoud te bewerken, te beoordelen en goed te keuren voordat deze definitief wordt. Risicoclassificaties dienen als richtlijn en vormen geen bindende juridische beoordeling.
Ons platform gebruikt functionele cookies (noodzakelijk voor het inloggen en de werking van de site) en analytische cookies via Google Analytics en Microsoft Clarity. Analytische cookies worden alleen geplaatst na expliciete toestemming via onze cookiebanner. Wij plaatsen geen advertentiecookies.
Een volledige lijst van alle cookies die wij plaatsen, met doel, partij en bewaartermijn, vindt u in onze cookieverklaring.
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Bij significante wijzigingen informeren wij u per e-mail of via een melding op het platform. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.
Heeft u vragen over dit privacybeleid of wilt u uw rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op:
FLILEO Solutions B.V.h.o.d.n. AIComplianceHubMeidoornlaan 52267 BA LeidschendamNederlandKvK-nummer: 42124649E-mail: privacy@aicompliancehub.nlU heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder voor gegevensbescherming.
