Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke is FLILEO Solutions B.V., handelend onder de naam AIComplianceHub, statutair gevestigd te Leidschendam en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 42124649. Wij bieden een online platform voor AI Act compliance, gericht op Nederlandse bedrijven. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, en hoe wij uw gegevens beschermen.

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld) bij het aanmaken van een account, plus de herkomst van uw bezoek op dat moment: de pagina waarop u binnenkwam, de verwijzende website, de campagne en de laatste knop op onze site waarop u klikte.
• Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer en branche, voor het personaliseren van uw AI-register.
• Gebruiksgegevens: informatie over hoe u het platform gebruikt, zoals ingevulde scans en gegenereerde documenten.
• Betalingsgegevens: factuuradres en betalingsinformatie, verwerkt via onze betalingsprovider.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en apparaatinformatie voor beveiliging en prestatie-optimalisatie.
• E-learning voortgang: modules gevolgd, quizscores en certificaten.
• AI-systeemregistraties: informatie over AI-systemen die u registreert in het platform.
• Gegevens bij telefonisch contact: uw telefoonnummer, het tijdstip en de duur van een gesprek plus een eventueel voicemailbericht met de automatische transcriptie daarvan.

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Uitvoering van de overeenkomst: om u toegang te geven tot het platform en onze diensten te leveren.
• Gerechtvaardigd belang: voor platformbeveiliging, fraudepreventie en prestatie-optimalisatie.
• Wettelijke verplichting: voor het bijhouden van fiscale administratie en het voldoen aan wettelijke bewaarplichten.
• Toestemming: voor het verzenden van marketingcommunicatie, indien u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven.

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken en beheren van uw account.
• Het uitvoeren van AI-risicoscans en het genereren van compliance-documentatie.
• Het verwerken van betalingen en het versturen van facturen.
• Het verbeteren van ons platform op basis van gebruiksstatistieken.
• Het informeren over belangrijke wijzigingen in onze diensten of in de AI Act regelgeving.
• Het bieden van klantenondersteuning, ook via de Wegwijzer, de AI-assistent in het platform.

Indien u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, slaan wij uw e-mailadres op. De rechtsgrond voor deze verwerking is uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.

Uw e-mailadres wordt opgeslagen in onze database en verwerkt via Resend, onze e-mailserviceprovider. U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink die in elke nieuwsbrief is opgenomen.

Belt u ons, dan verwerken wij uw telefoonnummer plus het tijdstip en de duur van het gesprek. Spreekt u een voicemail in, dan komt de opname daarbij. Die wordt automatisch omgezet naar tekst en samen met het audiobestand naar onze mailbox gestuurd.

Die omzetting gebeurt op de eigen servers van onze telefonieprovider. Uw bericht wordt niet gebruikt om dat systeem te trainen of te verbeteren, en gaat niet naar derden. Zodra de e-mail bij ons is afgeleverd, verwijdert de provider zowel het audiobestand als de transcriptie. Wat overblijft is het bericht in onze eigen mailbox.

De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst wanneer u klant bent. In alle andere gevallen is het ons gerechtvaardigd belang bij bereikbaarheid.

Onze telefonie loopt via Beltify, een Nederlandse aanbieder van zakelijke telefonie die gebruikmaakt van het telefonieplatform van Voys. Beltify verwerkt uitsluitend gegevens die bij het telefoonverkeer horen. Er is geen koppeling met uw account of met wat u in het platform heeft staan. Om die reden staat Beltify niet op onze subverwerkerspagina: daarop staan alleen partijen die betrokken zijn bij de verwerking van gegevens uit het platform zelf.

De gegevens over het telefoonverkeer zelf, zoals nummer en tijdstip, worden na drie maanden geanonimiseerd. Een voicemailbericht in onze mailbox bewaren wij niet langer dan nodig is om uw vraag af te handelen.

Wij delen uw gegevens uitsluitend met derde partijen die nodig zijn voor het leveren van onze diensten. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

• Supabase: onze databaseprovider. Uw gegevens staan opgeslagen in een datacenter in Frankfurt (Duitsland). Supabase is gevestigd in Singapore en kan voor support en beheer ook vanuit Singapore en de Verenigde Staten toegang hebben. Die doorgifte berust op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46 AVG).
• Anthropic PBC: AI-verwerking voor documentgeneratie, de AI Act Vraagbaak en de Wegwijzer. Gevestigd in de Verenigde Staten. Wij beperken de gegevens die naar Anthropic worden gestuurd tot het minimum dat nodig is voor de functie, wat doorgaans functienamen en namen van AI-verantwoordelijken binnen uw organisatie omvat. Voordat een tekst wordt verzonden, vervangt ons platform automatisch herkenbare identificerende gegevens door een neutrale aanduiding. Anthropic gebruikt deze gegevens niet voor modeltraining en verwijdert invoer en uitvoer standaard binnen dertig dagen. De doorgifte berust op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses).
• Mollie (Mollie B.V., Amsterdam): verwerkt de betaling van uw abonnement. Mollie bepaalt zelf welke gegevens daarvoor nodig zijn en is daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Daarbij geldt de privacyverklaring van Mollie.
• Vercel: ons hostingplatform. Servers bevinden zich in de EU. Vercel verzorgt het serveren van webpagina's en serverless functions.
• Resend: onze e-mailserviceprovider. Wordt gebruikt voor transactionele e-mails, waaronder uitnodigingen, wachtwoordresets en annuleringsbevestigingen.
• Google (Google Analytics en Google Ads): met uw toestemming voor analytische cookies meet Google Analytics hoe bezoekers de site gebruiken. Daarvoor is Google onze verwerker. Geeft u ook toestemming voor advertentiecookies, dan gaan gegevens over uw bezoek naar Google Ads. Wij zien daarmee welke advertenties tot een aanmelding of aanvraag leiden. Wij maken er ook doelgroepen mee, zodat Google u later opnieuw een advertentie van ons kan tonen, in Google en op andere websites. Voor dat advertentiegebruik is Google een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Voor het verzamelen op onze site en het doorsturen naar Google dragen wij zelf mede verantwoordelijkheid. Grondslag is uw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). U trekt die in via Cookie-instellingen onderaan elke pagina (in het dashboard: onderaan het menu). Google LLC is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework. Hoe Google deze gegevens gebruikt, leest u op business.safety.google/privacy. Gepersonaliseerde advertenties van Google zet u uit via de advertentie-instellingen van Google.
• LinkedIn (Insight Tag): met uw toestemming voor advertentiecookies laadt onze site de Insight Tag van LinkedIn. LinkedIn ziet daarmee of uw bezoek uit een LinkedIn-advertentie komt. Hebt u een LinkedIn-account, dan kan LinkedIn uw bezoek aan dat account koppelen. Wij gebruiken dit om onze campagnes te meten en om bezoekers van onze site later op LinkedIn opnieuw een advertentie te tonen. Voor het verzamelen op onze site en het doorsturen naar LinkedIn zijn wij samen met LinkedIn verantwoordelijk. Wat er daarna met de gegevens gebeurt, valt onder LinkedIn Ireland Unlimited Company als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. LinkedIn gebruikt de gegevens ook voor eigen doelen, zoals rapportage en het verbeteren van zijn diensten. Direct identificerende gegevens verwijdert LinkedIn binnen zeven dagen, de rest na 180 dagen. Grondslag is uw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG), in te trekken via Cookie-instellingen. Doorgifte naar LinkedIn Corporation in de Verenigde Staten loopt via standaardcontractbepalingen. LinkedIn Corporation is ook gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework. U kunt uw rechten uitoefenen bij ons of bij LinkedIn. Meer leest u in het privacybeleid van LinkedIn. De Insight Tag laadt alleen op onze publieke pagina's, niet in de ingelogde omgeving.
• Upstash: Redis-database voor rate limiting (misbruikpreventie). Verwerkt uitsluitend gehashte IP-adressen en gebruikers-ID's om het aantal verzoeken per tijdseenheid te beperken. Gegevens worden opgeslagen in de EU (Frankfurt). Data verloopt automatisch en wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk.
• Sentry (Functional Software, Inc.): foutmonitoring. Sentry vangt technische foutmeldingen van het platform op, zodat wij een storing snel zien. Een melding bevat de foutmelding, het adres van de pagina, de browser en het besturingssysteem, en soms een organisatie-ID. Bij een fout in de browser komt er een opname van de sessie bij waarin alle tekst, invoer en afbeeldingen zijn afgeschermd. Wij voegen geen naam, e-mailadres of gebruikers-ID toe en halen tokens en e-mailadressen uit de webadressen in een melding. Sentry ziet wel het IP-adres van de verbinding en leidt daar een globale locatie uit af. De meldingen worden opgeslagen in Frankfurt (EU-regio). Volgens zijn verwerkersovereenkomst mag Sentry gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken; daarvoor geldt het EU-US Data Privacy Framework (artikel 45 AVG), met de modelcontractbepalingen als terugval.
• Moneybird: ons boekhoudpakket, waarin wij de facturen voor betaalde abonnementen maken. Moneybird ontvangt daarvoor de bedrijfsnaam, het factuuradres, het btw-nummer en het e-mailadres waar de factuur naartoe gaat. MoneyBird B.V. (Enschede) verwerkt deze gegevens als onze verwerker.

Met de partijen die als onze verwerker optreden, hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Voor Google Ads en LinkedIn geldt hun eigen privacyverklaring, want zij verwerken die advertentiegegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Dat geldt ook voor Mollie bij de betaling. Een actueel overzicht van onze subverwerkers vindt u op onze subverwerkerspagina. De volledige rechten en plichten rond subverwerkers zijn opgenomen in onze verwerkersovereenkomst.

De verwerking van gegevens vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER), behalve bij de AI-verwerking door Anthropic PBC, de foutmonitoring door Sentry, toegang voor support en beheer door Supabase en, alleen na cookietoestemming, Google en LinkedIn. Supabase, Sentry, Google en LinkedIn staan hierboven beschreven. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte sluiten wij de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses). Dat is de grondslag in de zin van artikel 46 AVG. Het adequaatheidsbesluit voor het EU-US Data Privacy Framework geldt hier niet: dat werkt alleen voor organisaties op de deelnemerslijst. Anthropic komt daar niet op voor.

Wat er precies naartoe gaat verschilt per functie. Bij documentgeneratie en de automatische risicoclassificatie sturen wij geen gegevens mee die herleidbaar zijn tot uw organisatie of tot een persoon. De naam van uw organisatie wordt vóór verzending vervangen door een neutrale aanduiding en na het antwoord bij ons weer ingevuld. De classificatie krijgt uw bedrijfsnaam helemaal niet. Uw vestigingsplaats sturen wij niet mee. Het aantal medewerkers gaat alleen als grootteklasse mee, dus als "50 tot 250" in plaats van een exact getal.

Wel meegestuurd worden de sector, het land en uw eigen beschrijving van het AI-systeem. Die heeft het model nodig om een bruikbaar document te schrijven of een classificatie te onderbouwen. Bij de AI Act Vraagbaak en de Wegwijzer bepaalt u de inhoud zelf, want daar typt u de vraag. De Wegwijzer stuurt daarnaast uw rol, uw pakket, de pagina waarop u bent en de stand van uw organisatie in het Startpunt mee: alleen tellingen en stappen.

Die beperking is technisch afgedwongen, niet alleen een afspraak. Elke tekst die het platform naar Anthropic stuurt, gaat eerst langs een filter dat identificerende gegevens met een herkenbare structuur vervangt door een neutrale aanduiding: burgerservice- nummer, IBAN, e-mailadres, telefoonnummer, postcode, IP-adres, KvK-, BIG- en AGB-nummer en een geboortedatum. Na het antwoord worden die waarden bij ons weer teruggeplaatst, zodat een document waarin u bewust een rekeningnummer opnam gewoon compleet blijft. Het nummer zelf is dan nooit buiten onze eigen omgeving geweest.

Het filter werkt op gegevens met een vaste vorm of een controlegetal. Vrij ingetypte namen van personen kunnen wij er niet betrouwbaar uit halen, want een naam heeft geen vaste vorm. Bij elk veld waar u vrije tekst invult, staat om die reden de melding dat u geen namen moet invoeren. Vul geen persoonsgegevens in die niet nodig zijn voor het document of de vraag die u stelt.

Voor overige subverwerkers vindt verwerking binnen de EER plaats. Details per subverwerker staan op onze subverwerkerspagina.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• Accountgegevens: tot 1 jaar na het opheffen van uw account.
• Gebruiksgegevens: tot 2 jaar na uw laatste activiteit.
• Betalingsgegevens: 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.
• Technische loggegevens: maximaal 90 dagen.
• Invoer en uitvoer bij de AI-verwerking: door Anthropic standaard binnen 30 dagen verwijderd. Wat u zelf in het platform opslaat, zoals een gegenereerd document, bewaren wij in onze eigen omgeving volgens de termijnen hierboven.
• Gesprekken met de AI Act Vraagbaak: 90 dagen. Daarna verwijderen wij ze automatisch uit onze database. De vraagbaak is een vrij tekstveld, dus wij kunnen niet uitsluiten dat er een naam in wordt getypt. Een korte bewaartermijn is de maatregel die daar wél tegen helpt.
• Gesprekken met de Wegwijzer: 90 dagen. Daarna verwijderen wij ze automatisch uit onze database. Ook de Wegwijzer, de AI-assistent in het platform, heeft een vrij tekstveld, dus wij kunnen niet uitsluiten dat er een naam in wordt getypt. Er geldt dezelfde korte termijn als bij de Vraagbaak.
• Cookiekeuzes: 2 jaar, daarna automatisch verwijderd. Per keuze in de cookiebanner leggen wij uitsluitend vast: een willekeurige code uit uw browser, de gekozen categorieën, de pagina en het tijdstip. Daarmee kunnen wij aantonen welke keuze u maakte. Voor een gegeven toestemming moeten wij dat kunnen (artikel 7 lid 1 AVG).
• Telefonie: gegevens over het telefoonverkeer worden na 3 maanden geanonimiseerd. Het audiobestand en de transcriptie van een voicemail worden bij onze provider verwijderd zodra het bericht naar ons is gemaild. Wat in onze mailbox achterblijft, bewaren wij niet langer dan nodig is om uw vraag af te handelen.

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u kunt uw account en alle bijbehorende gegevens verwijderen via Instellingen in uw dashboard.
• Recht op beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken.
• Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een machineleesbaar JSON-formaat downloaden via Instellingen in uw dashboard.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het onderstaande e-mailadres. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Dit omvat onder andere versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), versleutelde opslag van wachtwoorden, toegangscontrole op basis van rollen en regelmatige beveiligingsaudits.

Specifiek voor de AI-functies geldt een extra maatregel. Identificerende gegevens met een herkenbare structuur worden automatisch vervangen door een neutrale aanduiding voordat een tekst onze omgeving verlaat, en na het antwoord weer teruggeplaatst. Dit staat los van uw eigen invoer: het werkt altijd, ook wanneer een medewerker per ongeluk een burgerservicenummer in een vraag plakt. Hoofdstuk 8 beschrijft welke gegevens het filter herkent, en welke niet.

Het platform maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (Anthropic Claude) voor documentgeneratie en risicoclassificatie. Deze AI-functionaliteiten dienen als ondersteunende hulpmiddelen; er worden geen volledig geautomatiseerde besluiten genomen die rechtsgevolgen hebben voor gebruikers.

U heeft altijd de mogelijkheid om gegenereerde inhoud te bewerken, te beoordelen en goed te keuren voordat deze definitief wordt. Risicoclassificaties dienen als richtlijn en vormen geen bindende juridische beoordeling.

Ons platform gebruikt functionele cookies (noodzakelijk voor het inloggen en de werking van de site), analytische cookies via Google Analytics en advertentiecookies van Google en LinkedIn. Analytische cookies en advertentiecookies worden alleen geplaatst na uw toestemming via onze cookiebanner. U kiest per categorie. Elke keuze leggen wij vast, zodat wij kunnen aantonen welke keuze u maakte. Grondslag daarvoor is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Wat wij vastleggen en hoe lang, staat bij de bewaartermijnen.

Een volledige lijst van alle cookies die wij plaatsen, met doel, partij en bewaartermijn, vindt u in onze cookieverklaring.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Bij significante wijzigingen informeren wij u per e-mail of via een melding op het platform. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

Heeft u vragen over dit privacybeleid of wilt u uw rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op:

U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder voor gegevensbescherming.