AI compliance software die bijhoudt wat de AI Act vraagt
Eén register met alle AI die u gebruikt, van ingekochte tools tot wat medewerkers zelf binnenhalen. AIComplianceHub is Nederlandstalige software voor AI-governance en de EU AI Act, voor organisaties die dat overzicht in eigen hand willen houden. Per systeem ziet u welke verplichtingen erbij horen en of de AVG er waarschijnlijk een DPIA bij vraagt. De documenten, de training en het bewijsdossier volgen uit datzelfde register.
In het kort
- AIComplianceHub is Nederlandstalige software voor AI-governance en de EU AI Act, met één AI-register als basis.
- Per AI-systeem ziet u een onderbouwde inschatting van de risicoklasse, de verplichtingen voor uw rol en de AVG-kant, met een DPIA-signaal.
- Een gratis pakket met een register voor tot 5 AI-systemen; betaalde pakketten vanaf 99 euro per maand, exclusief btw.
- Na de basis komt nieuwe AI gecontroleerd binnen: tools, agents en eigen bouw op één plek, gestuurd op AI-doelen.
- Het platform is een hulpmiddel bij de AI Act en de AVG, geen juridisch advies.
Grip houden als er elke maand nieuwe AI bijkomt
Het register staat, het beleid is gedeeld. En dan begint het pas: marketing wil een nieuwe tool, IT bouwt een agent en sales automatiseert zelf iets. AIComplianceHub vangt dat allemaal op één plek op. Nieuwe AI komt gecontroleerd binnen en elke agent wordt getoetst aan uw eigen regels. Per AI-doel ziet u hoe ver u bent.
- Nieuwe tools
- Eén link voor elke nieuwe AI-tool. Beleid, training en akkoord zijn rond voordat iemand begint.
- Agents
- Elke agent in hetzelfde register, getoetst aan uw eigen agentbeleid. Agents melden zich zelf aan vanuit de pipeline; een mens beoordeelt ze.
- Eigen bouw
- Wat teams zelf bouwen, is bekend voordat de bouw begint. U ziet of een andere afdeling hetzelfde al bouwt.
- AI-doelen
- Leg vast waar AI aan moet bijdragen en stuur erop. Per doel ziet u de voortgang en wat eraan bijdraagt.
Een korte film over het platform
Alles volgt uit één register: de verplichtingen per systeem, de AVG-kant, agents, documenten, training en het bewijs voor een auditor of een klant.
Lees de tekst van de film
U wilt vooruit met AI. En dat gebeurt al. In ChatGPT, in Copilot, in uw HR-software en met een eerste agent.
Maar wat draait er precies? Welke gegevens gaan erin, waar is het aan gekoppeld en wie is eigenaar?
En welke regels gelden er eigenlijk? Sinds februari 2025 vraagt de AI Act maatregelen voor AI-geletterdheid. Sinds augustus 2026 gelden de transparantieregels, onder meer voor chatbots en deepfakes. En vanaf december 2027 gelden extra eisen voor hoog-risicotoepassingen zoals cv-selectie. Gaan er persoonsgegevens in, dan geldt ook de AVG.
En daarnaast vragen klanten en opdrachtgevers naar AI-borging. Welke AI-systemen verwerken onze gegevens? Zijn uw medewerkers getraind? En hoe toont u dat aan?
Het begint met één register.
Leg elke toepassing één keer vast, met een eigenaar. Wat al in gebruik is, brengt u in kaart met een uitvraag onder medewerkers en de koppeling met Microsoft 365. Nieuwe tools komen binnen via een aanvraag. Wil een team zelf iets bouwen, dan meldt het dat vooraf aan als initiatief en kiest het aan welk AI-doel het bijdraagt. Per toepassing ziet u wat de AI Act vraagt en waar dat in de wet staat. Gaan er persoonsgegevens in, dan legt u ook de AVG-kant vast. Agents krijgen hetzelfde: een eigenaar, de systemen waaraan ze gekoppeld zijn en uw eigen agentbeleid als toets. Op het AI-landschap ziet u welke systemen gekoppeld zijn en waar volgens uw register persoonsgegevens doorheen gaan. Beleid en documenten maakt u op basis van uw eigen gegevens. De training rolt u uit naar het hele team, met een certificaat per medewerker. Elk kwartaal een check, per risico een eigenaar. En wat u doet, wordt vanzelf bewijs.
Binnen dertig dagen een werkende basis.
Begin met de gratis scan. Vijf minuten, zonder account.
Begin met weten waar u staat
De gratis risicoscan geeft een eerste beeld van de verplichtingen die voor uw organisatie spelen. Daar rolt een stappenplan uit dat meebeweegt met wat u registreert.
Uw persoonlijke stappenplan naar compliance
Het platform combineert uw risicoscan met de systemen die u registreerde en zet daar een stappenplan uit. Stappen vinken zichzelf af zodra u vordert en u ziet alleen wat bij uw rol hoort: de plichten van de aanbieder en die van de gebruiksverantwoordelijke staan apart. De pagina Risicoscan toont de uitslag als overzicht, waar u de scan aanvult of bijwerkt zodra uw AI-gebruik verandert.
Voortgang
3 van 6 stappen afgerond
AI-geletterdheid: train uw team
Verplicht sinds 2 februari 2025 (Artikel 4)
Registreer uw AI-systemen
4 systemen geregistreerd
FRIA uitvoeren voor 2 systemen (Art. 27)
Nog geen FRIA (verplicht voor 2 systemen)
Breng al uw AI in kaart
Core begint met een overzicht. Het register brengt alle AI samen die u vastlegt, plus wat de Microsoft-koppeling en de schaduw-AI-uitvraag aan het licht brengen.
Elk AI-systeem met zijn risicoklasse
Registreer elk AI-systeem dat uw organisatie gebruikt of ontwikkelt. Het platform classificeert automatisch het risiconiveau en toont welke verplichtingen gelden.
- Automatische risicoclassificatie op basis van de AI Act
- Per systeem de toets of het een AI-systeem is (Artikel 3, punt 1), zodat software met alleen vaste regels buiten de score blijft
- Overzicht van verplichtingen per systeem
- Een risicoregister per systeem: wat er mis kan gaan, kans maal impact, uw keuze en wie de eigenaar is
- Per systeem ook de AVG-kant: persoonsgegevens, bewaartermijn, DPIA-signaal
- CSV-export voor het Algoritmeregister (algoritmes.overheid.nl), op Scale
- AI-landschap: uw systemen en agents als kaart, met per koppeling wat ze mogen en of er persoonsgegevens bij zijn. Vanaf Core.
6
Systemen totaal
1
AI-agents
1
Hoog-risico
2
Zonder eigenaar
2
AVG-vraag open
- Sanne K.Op ordeMinimaal risico
Microsoft 365 Copilot
Microsoft · Sanne K.
- Tom V.Op ordeMinimaal risico
ChatGPT Enterprise
OpenAI · Tom V.
- —3 openstaandHoog risico
CV-screening AI
Recruitee · —
- Kim B.Op ordeBeperkt risico
Klantchatbot
Eigen bouw · Kim B.
- Sanne K.1 openstaandBeperkt risico
Offerte-agent
AgentCopilot Studio · Sanne K.
- —2 openstaandNiet geclassificeerd
Notulen-AI
Geen leverancier · —
De AVG-kant van elk systeem
Verwerkt een AI-systeem persoonsgegevens, dan geldt naast de AI Act ook de AVG. U legt dat per systeem één keer vast: persoonsgegevens ja of nee, welke bijzondere categorieën, de bewaartermijn, de doorgifte buiten de EER. Daaruit volgt of een DPIA waarschijnlijk verplicht is, met de vindplaats erbij.
Een DPIA is hier waarschijnlijk verplicht
Artikel 35 lid 3 onder b AVG
Geldt bij grootschalige verwerking. Die afweging maakt u zelf.
Vind de schaduw-AI die niemand heeft aangemeld
Twee routes naar hetzelfde beeld. Een korte anonieme uitvraag laat zien welke AI-tools uw medewerkers echt gebruiken. De koppeling met Microsoft 365 leest welke applicaties toegang tot uw bedrijfsgegevens kregen. Elke vondst zet u met één klik als concept in uw register.
- ChatGPT12×Doorgaans minimaal risico
- Microsoft Copilot9×Doorgaans minimaal risico
- HR-screeningtool3×Hangt af van uw gebruik
Agents die medewerkers zelf bouwen
Medewerkers bouwen zelf agents in Copilot Studio, als custom GPT of in n8n. Registreer hoe zelfstandig een agent handelt, waar hij bij kan, wie toezicht houdt en hoe u hem per direct uitzet. Elke agent wordt daarna getoetst aan de regels die u zelf vastlegt. Keurt u er een goed als uitzondering op een blokkerende regel, dan legt u vast waarom. Die motivering staat bij de agent in het register en in het auditdossier.
- Autonomie
- Handelt na goedkeuring
- Menselijk toezicht
- Sanne K. keurt elke offerte vóór verzending
- Deactivatieplan (kill switch)
- Agent uitzetten in Copilot Studio, binnen 15 minuten
Een leveranciersbeoordeling geldt voor al zijn systemen
Al uw AI-leveranciers op een rij, automatisch samengevat uit uw register. Beoordeel er één keer een en die beoordeling geldt voor al uw systemen van die partij. Plus een bibliotheek met 100+ bekende AI-tools om uw register sneller te vullen.
OpenAI
3 systemen uit uw register
Uw verwerkingsregister, naast uw AI-register
Op Scale draagt het platform ook uw verwerkingsregister (Artikel 30 AVG), met de verwerkingen zonder AI erbij. Een bestaand register neemt u over uit Excel. Per leverancier legt u vast wat de verwerkersovereenkomst regelt (Artikel 28 lid 3 AVG). U hangt elk AI-systeem aan de activiteit waarvoor het wordt gebruikt. Spreken die twee elkaar tegen, dan meldt het platform dat. Het register exporteert u als PDF of CSV, om het op verzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens te geven (Artikel 30 lid 4 AVG).
Rood ontbreekt en is verplicht. Grijs vraagt de wet “indien mogelijk”.
Stuur op duidelijke regels
Met beleid, een aanvraagproces en concrete taken bij het register bepaalt u wat mag en wie wat doet.
Compliance-taken toewijzen en voortgang bijhouden
Vertaal AI Act-artikelen naar concrete taken voor uw team. Toewijzen aan een specifiek persoon, deadline koppelen en automatische herinneringen bij 3 dagen, 1 dag en op de vervaldag.
- Eén klik 'Standaard taken aanmaken', met een voorbeeld vóór bevestiging
- Toewijzen aan teamlid, deadline en automatische herinneringen per e-mail
- Koppeling aan een specifiek artikel (Art. 9, Art. 26, Art. 50) of AI-systeem
Standaard taken aanmaken
Kies een bundle en bekijk welke taken aangemaakt worden. Items uitvinken die u nu niet wilt.
Bundle
Taken in deze bundle (3 van 4)
Illustratie van compliance-taken
Elk kwartaal een governance-check op uw dossier
Elk kwartaal controleert het platform of uw dossier op orde blijft: verlopen documenten, gemiste systeem-reviews en AI-systemen zonder eigenaar. Elk signaal wordt in één klik een taak. Bij elke systeem-review bevestigt de verantwoordelijke wat er is gecontroleerd, met een link naar het bewijs. Ook per instelling van de tool, zoals training op uw invoer.
2 documenten ouder dan 6 maanden
1 certificaat verlopen
Alle systeem-reviews gepland
Leg uw AI-beleid voor en haal er akkoord op
Publiceer het beleid en vraag per medewerker om akkoord. Bij een beleid dat u hier opstelt ligt de tekst vast met een vingerafdruk eronder, dus u kunt aantonen wélke versie iemand las. Herziet u het, dan vervalt het akkoord en vraagt het platform er opnieuw om. Voor de dagelijkse praktijk maakt u een kaart van één A4 met vijf huisregels en de tools die in uw register zijn goedgekeurd. De kaart zit in elk pakket; vanaf Core draagt hij uw logo en merkkleur.
AI-beleid, versie 2
18 van de 24 teamleden akkoord
Vingerafdruk over de tekst, dus aantoonbaar wélke versie is geaccordeerd.
Zet een voordeur op nieuwe AI-aanvragen
Deel één vaste link. U bepaalt zelf wat er vóór een goedkeuring moet gebeuren: het AI-beleid accorderen, een geldig e-learningcertificaat, een handtekening van de leidinggevende. Wie fiatteert hoeft geen beheerder te zijn. Wil een medewerker zelf een app of agent bouwen, dan meldt hij dat via dezelfde link aan.
Perplexity
aangevraagd door Sanne · Marketing
Risico-hint uit de bibliotheek: doorgaans minimaal.
Stuur AI-initiatieven op uw doelen
Leg vast waaraan AI moet bijdragen: per doel een afdeling, een eigenaar en een meting van nulmeting tot streefwaarde. Een medewerker kiest bij het aanmelden aan welk doel zijn initiatief bijdraagt. Op het doelblad ziet u hoe ver het doel is, welke initiatieven eraan werken en welke AI-systemen eraan bijdragen.
Wachttijd klantenservice omlaag
Klantenservice · eigenaar Sanne Bakker
Nulmeting
9 min
Laatste meting
7,5 min
Streefwaarde
6 min
50% van de weg naar de streefwaarde
3 initiatieven: 1 nog niet gestart, 1 in bouw, 1 in gebruik
2 AI-systemen dragen eraan bij
Maak uw team AI-geletterd
Artikel 4 van de AI Act vraagt sinds 2 februari 2025 maatregelen die de AI-geletterdheid ondersteunen van iedereen die namens uw organisatie met AI werkt. De e-learning is zo'n maatregel, inclusief het bewijs.
E-learning die uw team AI-geletterd maakt
Zes basismodules van samen ongeveer een uur, van de werking van AI tot de transparantieregels van Artikel 50. Elke medewerker sluit af met een certificaat; het deelnemersoverzicht toont in één blik wie klaar is en wie nog moet beginnen.
AI-Geletterdheid Training
4 van 6 modules voltooid
- Wat is AI?Voltooid100%
- De EU AI Act op hoofdlijnenVoltooid90%
- Verantwoord AI-gebruikVoltooid100%
- Risico's herkennen en meldenVoltooid80%
- Privacy en AI (AVG-overlap)45%
- Transparantie (Art. 50)Nog niet gestart
Toon aan dat het klopt
De AI Act vraagt om aantoonbaarheid. Documenten en een audit trail leveren het bewijs. Loopt u ergens vast, dan geeft de Vraagbaak direct antwoord.
Uw documentdossier: wat verplicht is en waar het ligt
Het platform leidt uit uw risicoscan en uw AI-register af welke documenten de AI Act van u vraagt. Wat u nog niet heeft, laat u opstellen. Wat u al heeft, koppelt u.
- Per document de vindplaats in de wet en waarom die voor u geldt
- Negen documenttypes laat u opstellen, afgestemd op uw AI-systemen en in uw huisstijl
- Bestaand beleid koppelt u met een link: wij bewaren de verwijzing, niet het bestand
2 van de 3 documenten bij uw verplichtingen vastgelegd
Afgeleid uit uw risicoscan en uw AI-register.
Bij uw plichten
Aangeraden
Illustratie van het documentdossier
De Vraagbaak beantwoordt AI Act-vragen in gewoon Nederlands
Stel uw vraag zoals u hem aan een collega zou stellen. De assistent werkt vanuit een kennisbank over de AI Act en verwijst waar dat kan naar het artikel waar het antwoord op rust. Hoe meer u over uw situatie vertelt, hoe gerichter het antwoord. Voor vragen over het platform zelf, zoals waar u een document maakt, is er in elk pakket de Wegwijzer.
Dat hangt af van het gebruiksdoel. Voor teksten schrijven is het doorgaans minimaal risico. Artikel 50 kan wel gelden: deepfakes maakt u bekend als kunstmatig. Voor AI-tekst die u publiceert om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang geldt dat ook, tenzij een mens de tekst inhoudelijk heeft getoetst en uw organisatie er redactionele verantwoordelijkheid voor draagt (Art. 50 lid 4). Zet u het in om cv's te beoordelen en kandidaten af te wijzen, dan is dat hoog-risico (Bijlage III, punt 4 onder a).
Overtreding van de transparantieplicht valt onder Artikel 99 lid 4: tot 15 miljoen euro of 3% van de wereldwijde jaaromzet. Voor het MKB geldt het laagste van die twee (lid 6). Wat u aantoonbaar heeft geregeld, zoals een AI-register, kan meewegen bij de hoogte (lid 7 onder g). Het boeteregime zelf legt elke lidstaat vast in nationaal recht (lid 1); in Nederland gebeurt dat in de Uitvoeringswet AI-verordening. Die is nog een concept en ligt niet bij de Tweede Kamer.
Uw register, ook buiten het platform
Op Scale leest u het register, de verplichtingen, de taken en de score uit via een read-only API, in een eigen rapportage of BI-tool. Een MCP-server laat een AI-assistent het register, de verplichtingen, de taken en de documenten opvragen; in claude.ai koppelt een beheerder hem met de knop Verbinden. Webhooks sturen een aanvraag of beslissing door naar Microsoft Teams of rechtstreeks naar Jira, TOPdesk en andere tools met een API. Uw servicedesk kan via de API zelf een aanvraag starten. Overheden exporteren een CSV in het formaat van het Nederlandse Algoritmeregister.
GET /api/v1/systems?risk_category=high
Alleen lezen. Schrijven gaat via de interface of het aanmeldpunt voor agents.
Twee scores en de eerstvolgende actie
Elk systeem dat u registreert, elk document dat u genereert en elke medewerker die de training afrondt telt mee. Bovenaan staat wat u nu eerst moet doen. Het dashboard houdt twee scores apart: wat de AI Act nu al van u eist en hoe ver u bent met wat goed gebruik is. Dit is ook het overzicht dat u laat zien aan uw directie, aan een auditor of aan een klant die ernaar vraagt.
- Bovenaan één actie: wat u nu eerst moet doen, met een geldende verplichting altijd voorop
- Twee gescheiden scores, wettelijk en governance, berekend uit uw risicoscan en wat u vastlegt
- Per punt zichtbaar hoe het is aangetoond: vastgelegd, bevestigd of zelf-gerapporteerd
- Rapport in PDF voor uw directie plus een verzegeld auditdossier voor uw accountant of auditor
Goedemorgen, Sanne
Er staan 6 punten voor u klaar. Eén ervan gaat over een verplichting die al geldt.
Eerst doen
Transparantieplicht
Verplicht sinds 2 augustus 2026. Deepfakes in campagnebeeld nog niet consequent bekendgemaakt.
Geldt nu · Artikel 50
Pak dit opDaarna
4 punten, nog 1 na deze
1 AI-aanvraag wacht op u
Open de aanvraag om hem te beoordelen.
1 AI-agent draait zonder agentbeleid
Zolang er geen regels staan, telt elke regel als advies.
2 open taken staan op uw naam
1 daarvan is te laat.
1 systeemreview is verlopen
Nog 2 binnen 30 dagen.
Uw twee scores
Wettelijke compliance
78/ 100
Governance
64 / 100
Best practice die uw positie versterkt richting klanten en auditors
Berekend uit uw risicoscan en wat u in het platform heeft vastgelegd.
Opbouw van uw score
Illustratie van het compliance-dashboard
Klanten en aanbesteders vragen om hetzelfde bewijs
Het bewijs dat u voor de toezichthouder opbouwt, komt op een tweede plek van pas. Aanbestedende diensten nemen verantwoord AI-gebruik steeds vaker mee in de beoordeling. Grote klanten sturen leveranciersvragenlijsten waarin naar AI-governance wordt gevraagd. Verzekeraars stellen dezelfde vraag bij het verlengen van een polis.
Zo'n vragenlijst komt met een inleverdatum. Staan het register en de documenten er al, dan exporteert u het rapport en stuurt u het door, met dezelfde knop als voor de toezichthouder.
Voor wie meer wil dan een rapport is er het auditdossier: één ZIP met uw AI-register, de verplichtingen per systeem, uw documenten, de trainingsstatus van medewerkers en de audit trail van twaalf maanden. Vooraan staat een leeswijzer voor een lezer zonder account. Naast de bestanden ligt een verzegeld manifest. Aan dat zegel kan een accountant, verzekeraar of inkoper nagaan dat er na de export niets is gewijzigd. Dat bewijs levert alleen het zegel.
Voor wie het platform past
Het past als
- u meer dan een handvol AI-tools gebruikt en per systeem wilt weten wat de AI Act vraagt;
- er geen eigen compliance-team is en u het zelf wilt regelen, zonder adviestraject;
- uw compliance-, legal- of privacyteam het handwerk van register, classificatie, documentatie en bewijs wil uitbesteden aan een tool, zodat er tijd overblijft voor de inhoudelijke afwegingen;
- u de AVG-kant per AI-systeem wilt meenemen: welke persoonsgegevens erin gaan, of een DPIA waarschijnlijk nodig is (Artikel 35 AVG) en welke regel het systeem in het verwerkingsregister krijgt (Artikel 30 AVG). Het register zelf, ook voor verwerkingen zonder AI, zit in Scale;
- u training wilt inzetten als maatregel voor AI-geletterdheid (Artikel 4, lid 1) en per medewerker wilt kunnen laten zien wat hij volgde;
- u naast compliance ook wilt sturen: aanvragen voor nieuwe AI-tools laten goedkeuren, AI-doelen vastleggen en initiatieven per doel volgen, ook als teams zelf agents bouwen (vanaf Core).
Kies iets anders als
- u aanbieder bent van een hoog-risicosysteem. Dan komen er risicobeheer, technische documentatie en een conformiteitsbeoordeling bij (Artikel 9, 11 en 43). Daarbij loont een adviseur; het platform kan daarnaast het register en de training dragen;
- u al een GRC-pakket voor ISO 27001 of SOC 2 gebruikt. Kijk dan eerst of de AI Act daarin past;
- u alleen ChatGPT of Copilot voor gewone kantoortaken gebruikt. Dan is een spreadsheet meestal genoeg, naast een eigen AI-beleid en maatregelen voor AI-geletterdheid (Artikel 4, lid 1).
De afweging tussen een spreadsheet, een adviseur, een GRC-pakket en gespecialiseerde software staat uitgewerkt in Regelt u de AI Act met Excel, een adviseur of software?
“Voor de compliance-kant van de AI Act werk ik samen met AIComplianceHub, een Nederlands platform waarmee organisaties hun AI-systemen registreren, classificeren en de benodigde documenten opstellen.”
“Clear view of our AI and AVG compliance”“Ik ben zeer positief verrast door wat er mogelijk is.”
Onder meer KRO-NCRV werkt met AIComplianceHub.
Vragen over AI compliance software
Klik een vraag aan voor het antwoord. Dit zijn vaste antwoorden; de AI Act Vraagbaak in het platform beantwoordt uw eigen vragen.
AIComplianceHub heeft voor elk van de acht onderdelen van AI-governance een functie, in één Nederlandstalige omgeving: van het overzicht van uw AI tot het bewijs naar klant en verzekeraar. Op het gratis pakket registreert u tot 5 AI-systemen en legt u per systeem de rol en de risicoklasse onder de AI Act vast, met de AVG-vragen erbij. Daaruit volgen de verplichtingen onder de AI Act, zoals de Digital Omnibus die heeft gewijzigd (Verordening (EU) 2026/1744, in werking sinds 27 juli 2026). Vanaf Core zet u bij elk systeem een eigenaar op naam, bevestigen medewerkers het AI-beleid en volgen zij de volledige e-learning voor AI-geletterdheid (Artikel 4 lid 1). Een anonieme uitvraag brengt schaduw-AI boven, nieuwe tools komen binnen via een aanvraagroute, initiatieven hangen aan doelen en het auditdossier bundelt het bewijs. Op Scale bevraagt u het register vanuit de AI-assistent die u al gebruikt: in Claude koppelt een beheerder het met de knop Verbinden. Claude Code, Copilot Studio en Microsoft Foundry sluiten aan met een API-token. Die koppeling kan alleen lezen, zodat het register bewijs blijft. De prijs staat openbaar en geldt per organisatie.
Bekijk het volwassenheidsmodelDrie dingen op één plek: bijhouden welke AI uw organisatie gebruikt, per systeem laten zien welke verplichtingen erbij horen en het bewijs verzamelen dat u ze nakomt. In AIComplianceHub begint dat bij het AI-register. De risicoclassificatie, de documenten, de e-learning voor uw team en het auditdossier volgen uit wat u daar vastlegt.
Negen documenttypes. Vijf horen bij een plicht uit de AI Act: de procedure menselijk toezicht (Artikel 14 en 26 lid 2), de transparantieverklaring (Artikel 50), de FRIA (Artikel 27), de risicobeoordeling als input voor het risicobeheersysteem (Artikel 9) en het data-governancebeleid (Artikel 10). Welke daarvan voor u gelden, hangt af van uw rol en uw systemen: Artikel 9 en 10 gelden voor de aanbieder van een hoog-risicosysteem, de FRIA voor bepaalde gebruiksverantwoordelijken. De andere vier zijn best practice: het AI-beleid, een leveranciersvragenlijst, AI-inkoopvoorwaarden en een incidentsjabloon. Elk document stelt het platform op aan de hand van uw risicoscan en uw AI-systemen.
Ja. Het rapport komt uit wat u al in het platform vastlegt: de twee scores met hun onderdelen, uw AI-systemen met risiconiveau en status plus de openstaande actiepunten. Een beheerder exporteert het als PDF voor de directie. Vanaf Core stelt een beheerder daarnaast in één klik een auditdossier samen: één ZIP met uw AI-register, de verplichtingen per systeem, uw documenten, de trainingsstatus van medewerkers en de audit trail van twaalf maanden, plus een verzegeld manifest. Op verzoek rekenen wij dat zegel na, zodat een accountant of inkoper zeker weet dat er na de export niets is gewijzigd.
Ja. Krijgt een van uw systemen de klasse beperkt of hoog risico, dan zet het platform de transparantieplicht uit Artikel 50 in uw stappenplan. Of die plicht geldt, hangt af van wat het systeem doet en van uw rol, bijvoorbeeld bij een chatbot, synthetische content, emotieherkenning of een deepfake (lid 1 tot en met 4). Vanaf Core stelt het platform de transparantieverklaring voor u op. Daarin legt u vast hoe u mensen laat weten dat zij met AI te maken hebben. De plicht zelf vervult u met de melding, de markering of de bekendmaking. De e-learning heeft er vanaf Core een eigen module over.
Nee. U koppelt een bestaand document met een link naar de plek waar het staat: SharePoint, Google Drive, Confluence of uw intranet. Het telt daarna gewoon mee in uw documentdossier en in uw compliance-score, met de vermelding dat het uw eigen document is. Wij slaan alleen de verwijzing op, niet het bestand; uw document blijft staan waar het staat, onder uw eigen toegangsrechten. Uploaden kan niet. Dat is een keuze: uw documenten blijven staan waar ze staan. Koppelen zit op elk pakket, ook het gratis account. Het telt niet mee voor uw generatielimiet.
De e-learning bestaat uit zes basismodules, als maatregel voor de AI-geletterdheid die Artikel 4 van de AI Act vraagt: (1) wat is AI, (2) de EU AI Act op hoofdlijnen, (3) verantwoord AI-gebruik, (4) risico's herkennen en melden, (5) privacy en AI, (6) transparantie onder Artikel 50. Samen ongeveer een uur. Daarbovenop zijn er twee verdiepingen: module 7 over de plichten uit Artikel 26 voor wie verantwoordelijk is voor een AI-systeem met een hoog risico en module 8 over beleid en aantoonbaarheid voor wie dat vaststelt. Elke module bevat een korte quiz. Na afronding ontvangt uw medewerker een certificaat met de behandelde modules en de datum waarop elke module is afgerond.
Ja. Gegenereerde documenten zijn markdown-based en kunnen worden ge-exporteerd naar PDF of Word. Voor partners (accountants) is er co-branding beschikbaar: logo en kleuren van uw kantoor worden automatisch toegepast op documenten die naar klanten gaan.
Uw gegevens staan in een database in Frankfurt (Supabase), met row-level security per organisatie en MFA op accounts. De AI-functies lopen via Anthropic in de Verenigde Staten, onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Voor de AI-functies geldt een extra maatregel: identificerende gegevens met een herkenbare structuur, zoals een burgerservicenummer of IBAN, worden automatisch vervangen voordat een tekst onze omgeving verlaat en na het antwoord teruggeplaatst. Vrij ingetypte namen kunnen wij er niet uit halen, want een naam heeft geen vaste vorm. Onze verwerkersovereenkomst staat openbaar op de site en accepteert u in het product.
Ja. De risicoscanner is volledig gratis en geeft u een eerste indruk van uw compliance-status. Met een gratis account stelt het platform daarnaast eenmalig een compleet AI-beleid op voor uw organisatie, gebaseerd op uw scan. 5 AI-systemen registreren met de AVG-vragen erbij kan ook gratis, net als 2 e-learningmodules. Voor een onbeperkt register, doorlopende documentgeneratie en de volledige e-learning kiest u Core of hoger.
Scale bevat een read-only API waarmee u uw register uitleest in een eigen rapportage of BI-tool, plus een MCP-server zodat een AI-assistent hetzelfde kan. Daarnaast een CSV-export naar het Nederlandse Algoritmeregister en meldingen in Microsoft Teams. Webhooks gaan naar een eigen endpoint of rechtstreeks naar de API van Jira, TOPdesk of een ander systeem, met de inlog en de berichtvorm die dat systeem verwacht. Andersom kan uw servicedesk via de API een AI-aanvraag starten, die dan de gewone goedkeuringsroute loopt. Agents die u bouwt in n8n, Copilot Studio of eigen code melden zich aan via een aanmeldpunt dat u zelf aanzet. Uw bouwer neemt die aanmelding op in de pipeline. Verandert een goedgekeurde agent, dan ziet u per veld wat er anders is voordat het register het overneemt.
Ja, op Scale. Een medewerker start de aanvraag in uw eigen servicedesk; die zet hem via de API door naar de aanvraagroute van het platform, waar de e-learning, de fiatteurs en de beslissing volgen. Het ticketnummer gaat mee. Bij een goedkeuring of afwijzing stuurt het platform een bericht terug, in de vorm en met de inlog die uw systeem verwacht, zodat het ticket bijgewerkt wordt. Er is geen aparte connector per tool nodig: het werkt met elk systeem dat een API aanroept of ontvangt, ook AFAS en Power Automate.
U kunt op elk moment uw volledige data exporteren via de instellingen, als één bestand met uw register en documenten. Na beëindiging kiest u of we de gegevens teruggeven of verwijderen. Maakt u binnen 90 dagen na beëindiging geen keuze, dan verwijderen we ze automatisch, tenzij de wet bewaring vereist (artikel 14 van de verwerkersovereenkomst).
Begin met uw eerste AI-registratie
Start gratis en registreer uw eerste AI-systeem binnen 5 minuten. Geen creditcard nodig.
Probeer gratis