AI-register software met een risicoklasse per systeem
Een AI-register is een centrale lijst van alle AI-systemen binnen uw organisatie, met per systeem de risicoclassificatie, het doel en wie verantwoordelijk is. Deze software leest de AI Act voor u uit: per AI-tool automatisch een onderbouwde risicocategorie, de velden die u voor uw verplichtingen nodig heeft en een exporteerbare PDF voor toezichthouders en auditors.
Gratis te verkennen. Geen creditcard nodig. Vanaf 99 euro per maand.
In het kort
- Een intern AI-register is geen zelfstandige wettelijke plicht. Artikel 49 gaat over de EU-databank.
- Toch is het het overzicht waarmee u een toezichthouder laat zien welke AI er draait. Het draagt uw beleid, geletterdheid en inkoop.
- Leg per systeem vast: doel, leverancier, data, risicocategorie, eigenaar en hoe het menselijk toezicht is geregeld.
- Hoe u er een opzet, staat in de handleiding AI-register opzetten. Deze pagina gaat over de software eromheen.
Wat is een AI-register?
Een AI-register is een centrale lijst van alle AI-systemen binnen uw organisatie, met per systeem de risicoclassificatie, het doel en wie verantwoordelijk is. Wat de AI Act vraagt, is specifieker. Aanbieders van hoog-risicosystemen uit Bijlage III registreren zichzelf en hun systeem in de EU-databank (Artikel 49, lid 1); voor kritieke infrastructuur uit punt 2 gebeurt dat nationaal (lid 5). Plaatst een aanbieder een Bijlage III-systeem via Artikel 6, lid 3 buiten hoog-risico, dan registreert hij het toch (lid 2). Overheidsinstanties en partijen die namens hen optreden, registreren bij een hoog-risicosysteem uit Bijlage III (op punt 2 na) zichzelf en het gebruik ervan (lid 3). Gebruiksverantwoordelijken van hoog-risico AI bewaren de automatisch gegenereerde logs die onder hun controle vallen ten minste zes maanden, tenzij ander Unie- of nationaal recht iets anders bepaalt (Artikel 26, lid 6).
Een intern AI-register schrijft de AI Act aan geen enkele organisatie voor. Het is wel het overzicht waarmee u bij een AI-audit, een toezichthouder of een grote inkoper laat zien welke AI er draait. Het bewijst dat u zorgvuldig handelt en is de basis voor uw AI-beleid en AI-geletterdheid.
Wat moet er minimaal in een AI-register?
Acht velden die u per AI-systeem moet documenteren. AIComplianceHub vult de meeste velden automatisch in op basis van uw input bij de risicoscan.
Naam en versie
Welk AI-systeem gebruikt u en welke versie. ChatGPT 4 verschilt van GPT-3.5.
Leverancier (provider)
Wie levert het systeem en waar zijn de servers? OpenAI, Microsoft, Mistral.
Doel en context
Waarvoor zet u het in. Drafting, samenvatten, classificeren, beslissen.
Rol onder AI Act
Bent u provider of deployer? Voor de meeste MKB-organisaties: deployer.
Risicocategorie
Onaanvaardbaar, hoog, beperkt of minimaal risico onder de AI Act.
Data-inputs
Welke data gaat erin? Persoonsgegevens, dossierinhoud, anonieme content?
Persoonsgegevens en bewaartermijn
Verwerkt dit systeem gegevens over mensen, gaat het om bijzondere categorieën, hoe lang bewaart u ze en gaat er data buiten de EER? Daaruit volgt of een DPIA waarschijnlijk verplicht is (Artikel 35 AVG).
Verantwoordelijke
Wie binnen uw organisatie is eindverantwoordelijk voor dit systeem?
Beheersmaatregelen
Welke technische en organisatorische maatregelen heeft u genomen?
Hoe werkt het in AIComplianceHub?
Van een lijst losse tools naar een register dat de wet erbij zoekt. Rechts ziet u de schermen waar u langskomt.
Start met de risicoscan
Beantwoord vragen over uw organisatie en de AI-tools die u gebruikt. U krijgt direct een eerste inschatting van de hoogste risicocategorie in uw AI-gebruik, met de verplichtingen die erbij horen.
Vul aan in het AI-register
Voeg per AI-systeem leverancier, doel, verantwoordelijke en beheersmaatregelen toe. Het platform leidt daaruit een onderbouwde risicocategorie af, plus de verplichtingen die bij uw rol horen. Bij de periodieke review legt de verantwoordelijke vast of gebruik, doel en leverancier ongewijzigd zijn, met de controledatum en een link naar het bewijs. Per systeem legt u ook vast hoe de tool is ingesteld, bijvoorbeeld dat de leverancier niet traint op uw invoer. Vanaf Core houdt u per systeem ook een risicoregister bij: wat er mis kan gaan, hoe waarschijnlijk dat is en wat u eraan doet.
Bekijk het AI-landschap
Het AI-landschap zet elk systeem en elke agent op een kaart, met de koppelingen naar andere systemen en bronnen, wat een koppeling mag (lezen, schrijven, handelen) en of er persoonsgegevens bij zijn. Het toont wat u hebt vastgelegd; de koppelingen kiest u al bij het toevoegen van een systeem. Hebt u een app uit de Microsoft-koppeling aan uw register toegevoegd, dan ziet u ook welke toegang die app in uw Microsoft 365-omgeving heeft. Wat nog openstaat, staat gemarkeerd. Vanaf Core, voor eigenaars en beheerders.
Zie de kaart hieronderGenereer documenten en exporteer
AI-beleid, transparantieverklaringen en audit-PDF worden automatisch gegenereerd op basis van uw register. Klaar voor inzage door toezichthouders.
Uw AI-landschap als kaart
Het AI-landschap legt de systemen en agents uit uw register op een kaart, met de koppelingen naar andere systemen en gegevensbronnen. Die topologie maakt zichtbaar waar persoonsgegevens lopen en welke agent in een ander systeem kan schrijven of handelen. Vanaf zestien systemen kunt u de kaart ook per afdeling bekijken. Alles op de kaart komt uit wat u in het register hebt vastgelegd. Een app uit de Microsoft-koppeling verschijnt pas als u hem aan het register toevoegt. Vanaf Core, voor eigenaars en beheerders. Hieronder ziet u Voorbeeld Groep BV, een fictieve organisatie met 34 AI-systemen.
Vanaf 99 euro per maand
Core dekt onbeperkt veel AI-systemen, automatische risicoclassificatie, documentgeneratie en exporteerbare PDF's. Organisaties tot 500 medewerkers kiezen Scale. Zit u daarboven of bent u een publieke organisatie, dan maken we een maatwerkvoorstel.
FAQ over AI-register software
Klik een vraag aan voor het antwoord. Dit zijn vaste antwoorden; de AI Act Vraagbaak in het platform beantwoordt uw eigen vragen.
Gratis: u kunt eenmalig een compleet AI-beleid genereren, 5 AI-systemen registreren en classificeren en de leveranciersbibliotheek inzien, zonder creditcard. Voor een onbeperkt AI-register, doorlopende documentgeneratie en exporteerbare PDF's begint Core bij 99 euro per maand. Organisaties tot 500 medewerkers kiezen Scale; daarboven maken we een voorstel op maatwerkbasis.
Technisch wel, maar voor MKB-organisaties met meer dan vijf AI-tools wordt dit snel onhandig. Excel mist drie dingen die voor de AI Act belangrijk zijn: versiebeheer (welke wijziging deed wie wanneer), automatische updates bij wetswijzigingen en gestructureerde export voor toezichthouders. Wij raden aan om met een spreadsheet te beginnen en over te stappen op software zodra u meer dan vijf tools heeft of een audit verwacht.
Met AIComplianceHub bouwt u in 15 tot 30 minuten een eerste werkend register voor een MKB-kantoor met vijf tot tien AI-tools. De gratis Risicoscanner geeft u alvast een eerste inschatting van de hoogste risicocategorie in uw AI-gebruik. Daarna voegt u in het portal de tools toe en het platform stelt automatisch de risicocategorie en bijbehorende verplichtingen vast.
Alleen wat u zelf invoert: namen van AI-systemen, leveranciers, doel van inzet, verantwoordelijken en risicobeoordelingen. Geen klantdata of dossierinhoud. De data staat versleuteld op Europese servers (Supabase EU). De volledige privacy-policy staat op aicompliancehub.nl/privacy.
Ja. AIComplianceHub genereert een PDF-export met alle AI-systemen, hun classificatie, verantwoordelijken en de getroffen beheersmaatregelen. Deze PDF is geschikt voor de Autoriteit Persoonsgegevens, de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, BFT, KNB-tuchtcolleges en grote inkopers die een AI-Act-attestatie vragen.
Het platform wordt door ons team bijgewerkt zodra er wijzigingen zijn in de AI Act, het Digital Omnibus-traject of nationale uitvoeringswetgeving (zoals de UAIV). U hoeft uw register niet handmatig te updaten als deadlines schuiven of nieuwe verplichtingen worden geïntroduceerd. Voor gebruikers krijgt u een release-note met de gevolgen voor uw situatie.
Het kennisbank-artikel is een uitgebreide handleiding voor wie het AI-register zelf wil opbouwen, inclusief gratis template. Deze pagina beschrijft hoe AIComplianceHub het register voor u opbouwt: automatische classificatie, gegenereerde documentatie, audit-export. Beide opties zijn valide; software wordt praktisch zodra u meer dan vijf AI-tools heeft of een tuchtklacht of audit voor de deur staat.