Welke AVG-regels gelden voor uw AI-systemen?
De AVG geldt zodra er persoonsgegevens in een AI-systeem gaan. Een cv-screener, een klantchatbot of een Copilot met toegang tot uw mailbox verwerkt gegevens over mensen. Dan staat naast de AI Act een tweede wet klaar, met eigen vragen per systeem. Vier komen bij vrijwel elk systeem terug. Daarna blijft er één over: wie erover gaat.
Vier AVG-vragen bij elk AI-systeem
De AI Act vraagt per systeem wat het doet en in welke risicocategorie dat valt. De AVG vraagt wat erin gaat. Die tweede set is korter dan de meeste organisaties denken. Vier vragen. Het antwoord op de eerste bepaalt of de andere drie nog aan de orde zijn.
Verwerkt dit systeem persoonsgegevens?
Zo nee, dan is de AVG hier niet aan zet en blijft alleen de AI Act over. Zo ja, dan volgen de drie vragen hieronder. Een leeg antwoord telt als nog te beantwoorden: het systeem krijgt dan geen DPIA-signaal en verschijnt nog niet in het AI-deel van het register.
Gaat het om bijzondere categorieën of strafrechtelijke gegevens?
Ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens, biometrie met het oog op unieke identificatie, gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid (Artikel 9 lid 1 AVG), plus strafrechtelijke gegevens (Artikel 10 AVG). Op grote schaal verwerkt is dit een van de gronden waarop een DPIA verplicht wordt.
Hoe lang blijven de gegevens staan?
De bewaartermijn hoort in het verwerkingsregister (Artikel 30 lid 1 onder f AVG). Bij een AI-tool is het antwoord vaak verrassend: een chatgeschiedenis of het geheugen van een agent bewaart meer en langer dan het doel vraagt.
Gaan er gegevens buiten de EER?
Veel AI-leveranciers verwerken ook in de Verenigde Staten. Dan is er een doorgiftegrondslag nodig (Hoofdstuk V AVG, Artikel 44 tot en met 49) en hoort de doorgifte in het register (Artikel 30 lid 1 onder e AVG).
In het AI-register staan deze vier op dezelfde regel als de AI Act-classificatie van het systeem. Eén invoer, en de FG en de compliance-verantwoordelijke kijken naar hetzelfde scherm.
Wanneer is een DPIA verplicht bij AI?
Artikel 35 lid 1 AVG is een open norm. Een DPIA is verplicht als een verwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van mensen. De wet noemt nieuwe technologieën daarin bij naam. Lid 3 geeft drie gevallen waarin dat in elk geval zo is. Twee daarvan komen bij AI vaak voor.
Het eerste is een systematische en uitgebreide beoordeling van persoonlijke aspecten op basis van geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering (lid 3 onder a). De voorwaarde is dat daar besluiten op worden gebaseerd met rechtsgevolgen, of die mensen op vergelijkbare wijze wezenlijk treffen. Een systeem dat kandidaten rangschikt, een kredietaanvraag scoort of een fraudekans berekent, valt daar snel onder. Het tweede is grootschalige verwerking van bijzondere categorieën of strafrechtelijke gegevens (lid 3 onder b). Daarnaast houdt de Autoriteit Persoonsgegevens een lijst bij van verwerkingen waarvoor een DPIA altijd verplicht is (lid 4).
Bent u gebruiksverantwoordelijke van een hoog-risico AI-systeem, dan grijpen de twee wetten in elkaar. Voor systemen uit Bijlage III gebeurt dat vanaf 2 december 2027, voor AI in producten uit afdeling A van Bijlage I vanaf 2 augustus 2028. De AI Act draagt u dan op de informatie van de aanbieder te gebruiken voor uw DPIA (Artikel 26 lid 9). De grondrechtentoets die de AI Act van sommige gebruiksverantwoordelijken vraagt (Artikel 27 lid 1), mag naar de relevante delen van die DPIA verwijzen (Artikel 27 lid 4). Het blijven twee beoordelingen met elk een eigen grondslag.
Verder lezen: wanneer een DPIA verplicht is bij een AI-systeem en hoe de FRIA werkt.
Wat hoort in het verwerkingsregister?
Het gebruik van elk AI-systeem dat persoonsgegevens verwerkt, is een verwerkingsactiviteit en hoort dus in het register van Artikel 30 AVG. Lid 1 somt zeven onderdelen op:
- de naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke (en de FG, als die er is)
- de verwerkingsdoeleinden
- de categorieën betrokkenen en de categorieën persoonsgegevens
- de categorieën ontvangers, ook in derde landen
- doorgiften aan een derde land, indien van toepassing, met vermelding van dat land
- de bewaartermijnen, indien mogelijk
- de beveiligingsmaatregelen, indien mogelijk
Een verwerkingsgrondslag staat er niet bij. Vrijwel elk sjabloon op internet heeft er een kolom voor; in de wettekst ontbreekt hij. Aantonen moet u hem wel, op grond van Artikel 5 lid 2 en Artikel 6.
De uitzondering voor organisaties onder de 250 personen (lid 5) vervalt zodra de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt, bijzondere categorieën of strafrechtelijke gegevens raakt, of méér dan incidenteel is. Een tool die dagelijks draait, is structureel. Wat een AI-register daaraan toevoegt en waar het verschilt, staat in moet een AI-systeem in het verwerkingsregister staan.
Een AI-agent met geheugen en toegang
Een agent in Copilot Studio, n8n of eigen code verschilt van een chatbot op drie punten die de AVG raken. Hij onthoudt: het geheugen is een verwerking met een eigen bewaartermijn. Hij heeft toegang tot bedrijfsdata. De leverancier van het model verwerkt die data dan meestal als verwerker. Dan hoort er een verwerkersovereenkomst te liggen (Artikel 28 lid 3 AVG). En hij handelt soms zelfstandig, ook op gegevens van mensen. Zodra daar zonder menselijke tussenkomst een besluit uit volgt met rechtsgevolgen, of dat iemand anderszins in aanmerkelijke mate treft, geldt Artikel 22 AVG.
Verder lezen: mag een AI-agent persoonsgegevens onthouden en een externe AI toegang geven tot uw bedrijfsdata. Hoe u agents registreert en aan uw eigen regels toetst, staat op de agentpagina.
De FG adviseert, de organisatie beslist
De AVG kent de functionaris gegevensbescherming, die bij een DPIA om advies wordt gevraagd (Artikel 35 lid 2). De AI Act kent geen equivalent en wijst niemand aan: de verplichtingen liggen bij de organisatie als aanbieder of gebruiksverantwoordelijke. In de praktijk landt de AI Act daardoor vaak op het bureau van de FG, terwijl de classificatie van een systeem een andere vraag is dan de bescherming van gegevens. Wat er dan bij komt, en wat juist niet, staat op de AI Act voor de functionaris gegevensbescherming.
Wat het platform per systeem doet en waar het stopt
De vier vragen hierboven staan in het AI-register op dezelfde regel als de AI Act-classificatie. Uit de antwoorden volgt een DPIA-signaal met het onderdeel van Artikel 35 lid 3 erbij. Elk systeem met persoonsgegevens verschijnt als regel in het AI-deel van uw verwerkingsregister, langs de zeven onderdelen van Artikel 30, te downloaden als CSV. De AVG-vragen, het signaal en de CSV werken op elk pakket, ook op Gratis. De FRIA-wizard (vanaf Core) vraagt of er al een DPIA ligt en neemt uw verwijzing op.
In Scale draagt het platform ook uw verwerkingsregister, met de verwerkingen zonder AI erbij, zoals de salarisadministratie. Een bestaand register neemt u over uit Excel. Per leverancier legt u vast wat de verwerkersovereenkomst regelt (Artikel 28 lid 3 AVG). De DPIA zelf (Artikel 35 AVG) en de afhandeling van datalekken (Artikel 33 en 34 AVG) regelt u buiten het platform. Het platform signaleert en verwijst; het oordeel blijft van mensen.
Bekijk de AVG-lens op de platformpaginaVeelgestelde vragen over AVG en AI
Klik een vraag aan voor het antwoord. Dit zijn vaste antwoorden; de AI Act Vraagbaak in het platform beantwoordt uw eigen vragen.
Ja, zodra er persoonsgegevens in gaan. Een medewerker laat een klantmail samenvatten, een cv beoordelen of notulen met namen uitwerken. Een Copilot die bij mailbox en documenten kan, verwerkt ze ook als niemand iets intypt. De leverancier is dan verwerker of zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, afhankelijk van de voorwaarden. Uw organisatie blijft in beide gevallen verantwoordelijk voor de eigen verwerking. Een verwerkersovereenkomst zodra de leverancier verwerker is (Artikel 28 lid 3 AVG), plus een afspraak over wat er wel en niet in mag: dat zijn de eerste twee stappen.
Nee. De AVG kijkt naar de verwerking van persoonsgegevens, de AI Act naar wat het systeem doet. Een chatbot die klantvragen beantwoordt verwerkt persoonsgegevens en valt toch onder de transparantieplicht van Artikel 50, niet onder hoog-risico. Een cv-screener valt onder Bijlage III punt 4 onder a én verwerkt persoonsgegevens. De twee assen kruisen elkaar, maar ze vallen niet samen.
Nee. Het signaal zegt of een DPIA waarschijnlijk verplicht is, met het onderdeel van Artikel 35 lid 3 AVG erbij waar dat op rust. De DPIA zelf maakt u met uw functionaris gegevensbescherming of privacyverantwoordelijke, want die weegt de risico's en de maatregelen. Wel kan de FRIA in het platform naar die DPIA verwijzen (Artikel 27 lid 4 AI Act).
Meestal wel. Artikel 30 lid 5 AVG zondert organisaties met minder dan 250 personen in dienst uit, maar niet als de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt, bijzondere categorieën of strafrechtelijke gegevens raakt, of méér dan incidenteel is. AI-gebruik is zelden incidenteel: een tool die elke dag mails samenvat, verwerkt structureel.
Ja, in Scale. Daar draagt het platform uw verwerkingsregister (Artikel 30 AVG), ook voor verwerkingen zoals de salarisadministratie. U neemt een bestaand register over uit Excel, legt per leverancier vast wat de verwerkersovereenkomst regelt (Artikel 28 lid 3 AVG) en exporteert het register om het op verzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens te geven (Artikel 30 lid 4 AVG). In Gratis en Core ziet u per AI-systeem het AI-deel.
Begin bij wat er draait
De gratis risicoscan maakt uit uw antwoorden een eerste inschatting van de hoogste risicocategorie in uw AI-gebruik en de verplichtingen die erbij horen. U vult hem in zonder account of creditcard.
Gerelateerde onderwerpen
Wanneer is een DPIA verplicht bij AI?
De drie wettelijke gevallen, de AP-lijst en de negen EDPB-criteria
Lees meerVerwerkingsregister en AI-register
Wat waar hoort, welke velden overlappen en wanneer de MKB-vrijstelling vervalt
Lees meerDe AI Act voor de FG
Wat de AI Act toevoegt aan uw AVG-werk
Lees meer