Hoe richt u AI-governance in binnen Microsoft 365? Het korte antwoord: wijs een eigenaar aan, leg in een AI-beleid vast wat mag en dwing dat af met rechten, gevoeligheidslabels en de auditlog. Begin bij Copilot, want Copilot Chat zit zonder meerprijs in vrijwel elk zakelijk Microsoft 365-abonnement. Hieronder staan de tien stappen die IT, DPO en compliance vóór de uitrol zetten, binnen Artikel 4, 5, 26 en 50 van de EU AI Act.
Geen account nodig voor de scan. Inclusief PDF-rapport met uw risicoprofiel, de verplichtingen die erbij horen en aanbevolen vervolgstappen.
Copilot is binnen veel organisaties al actief vóórdat IT of compliance er een beleidskader voor heeft. Dat creëert risico's die u nu kunt voorkomen, maar later moeilijk terugdraait.
Copilot Chat zit zonder meerprijs in vrijwel alle zakelijke Microsoft 365-abonnementen, van Business Basic tot E5. Medewerkers kunnen het dus gebruiken voordat IT een betaalde licentie toekent. Zonder inventaris weet u niet voor wie uw maatregelen voor AI-geletterdheid (Artikel 4) moeten gelden, of waar een verboden praktijk (Artikel 5) kan opduiken.
Bij gewoon gebruik is Microsoft de aanbieder en uw organisatie de gebruiksverantwoordelijke. Dat scheelt veel verplichtingen, maar niet alle. AI-geletterdheid, risicoclassificatie per toepassing en de transparantie die de wet van u vraagt blijven bij u liggen.
Een recruiter die Copilot cv's laat scoren. Een kredietbeoordelaar die Copilot de kredietwaardigheid van particuliere klanten laat beoordelen. Zo'n toepassing kan onder Bijlage III vallen. Microsoft biedt Copilot daar niet voor aan. Is de toepassing hoog-risico, dan wordt wie Copilot er toch voor inzet vanaf 2 december 2027 op grond van Artikel 25 lid 1 onder c) zelf aanbieder van een hoog-risicosysteem.
Copilot verwerkt uw prompts binnen uw Microsoft 365-omgeving, maar webzoeken via Bing valt buiten de verwerkersovereenkomst en flex routing kan de verwerking bij piekbelasting buiten de EU brengen. De Autoriteit Persoonsgegevens publiceerde in juli 2026 een advies over Copilot bij een gemeente: zonder aanvullende maatregelen zou de inzet inbreuk maken op de AVG. Zonder beleid weet niemand waar het beroepsgeheim eindigt.
Copilot wordt vaak ingeschakeld voordat compliance het ziet. En het blijft niet bij Copilot. Met een korte, anonieme uitvraag onder uw medewerkers brengt u in kaart welke AI-tools echt in gebruik zijn. Geen naam, e-mailadres of IP-adres opgeslagen. Elke ontdekking zet u met één klik als concept in uw register. Beschikbaar vanaf Core.
Vier artikelen zijn van belang voor een Copilot-uitrol. Artikel 4 en de oorspronkelijke verboden uit Artikel 5 gelden sinds 2 februari 2025. Twee nieuwe verboden uit Artikel 5 gelden vanaf 2 december 2026. Artikel 50 geldt sinds 2 augustus 2026. Artikel 26 geldt vanaf 2 december 2027 en speelt alleen bij een hoog-risicotoepassing.
Voor iedereen die met Copilot werkt of het beheert neemt u maatregelen die de AI-geletterdheid bevorderen, rekening houdend met kennis, ervaring, opleiding en gebruikscontext: weten hoe het werkt, wat de beperkingen zijn en welke risico's eraan kleven. Een specifiek kennisniveau per medewerker hoeft u niet te garanderen. Bij een inspanningsverplichting is het enige bewijs wát u heeft gedaan en voor wie, dus leg vast wie welke training kreeg en wanneer.
Copilot inzetten voor sociale scoring met nadelige gevolgen voor mensen (Artikel 5 lid 1 onder c), voor het voorspellen van strafbare feiten op basis van alleen profilering (onder d) of voor het afleiden van emoties van medewerkers zonder medische of veiligheidsreden (onder f) is verboden, ongeacht het AI-systeem dat eronder zit. Vanaf 2 december 2026 komen daar twee verboden bij die ook gelden voor wie de tool gebruikt (Artikel 5 lid 1 bis onder b). Het ene gaat over realistische beelden, video of audio van de intieme delen van een herkenbaar persoon, of van die persoon bij expliciete seksuele handelingen, gemaakt of bewerkt zonder diens uitdrukkelijke toestemming (onder b bis). Het andere gaat over het genereren van kindermisbruikmateriaal (onder b ter). Een interne use case-review is nodig om uit te sluiten dat Copilot voor verboden doelen wordt ingezet.
Lid 1 en lid 2 van Artikel 50 richten zich tot de aanbieder. Voor u geldt lid 4: publiceert u met AI gemaakte of bewerkte tekst om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang, dan maakt u dat bekend, tenzij de tekst menselijke toetsing of redactionele controle heeft gehad en iemand de redactionele verantwoordelijkheid draagt. Voor een deepfake in beeld, audio of video geldt die redactionele uitzondering niet: die maakt u bekend. Een klantmail die een medewerker met Copilot opstelde, valt daarbuiten. Bouwt u met Copilot Studio zelf een chatbot voor klanten, dan bent u daarvan waarschijnlijk de aanbieder (Artikel 3 punt 3). U richt de bot dan zo in dat hij bij het eerste contact laat weten dat hij AI is, tenzij dat voor de gebruiker al duidelijk is uit de context (lid 1).
Een hoog-risico-AI-systeem dat u van een aanbieder afneemt, brengt de plichten van Artikel 26 mee: gebruiksinstructies volgen, menselijk toezicht beleggen bij bekwame mensen (lid 2), de werking monitoren, logs bewaren en betrokkenen informeren. Publiekrechtelijke organen, particuliere organisaties die openbare diensten verlenen en wie AI inzet voor kredietbeoordeling van natuurlijke personen of voor hun levens- en ziektekostenverzekeringen maken daarnaast een grondrechtentoets (FRIA, Artikel 27). Copilot zelf is niet voor Bijlage III-doelen bedoeld. Zet u het daar toch voor in (bijvoorbeeld voor cv-screening) en is die toepassing hoog-risico, dan wordt u volgens Artikel 25 lid 1 onder c) zelf aanbieder, met de plichten van Artikel 16.
De stappen verschillen in werk en in urgentie. Maar zonder deze fundering loopt u tegen Art. 4-geletterdheid, Art. 50-transparantie en datalekrisico aan zodra Copilot in productie gaat.
Per licentie, per gebruiker, per Copilot-product (Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio, Copilot voor Sales, GitHub Copilot). Koppel dit aan het AI-register.
Welke data mag erin (interne notities, presentaties)? Welke niet (klantdossiers met persoonsgegevens, beroepsgeheim-data, broncode met IP-claim)? Wie reviewt output bij externe communicatie? Wijs ook een eigenaar aan die nieuwe Copilot-toepassingen goedkeurt en het beleid bijhoudt.
Brainstormen, samenvatten en notuleren zijn geen hoog risico. Cv-screening, kredietbeoordeling van particulieren of prestatiebeoordeling kan onder Bijlage III vallen. Een uitzondering uit Artikel 6 lid 3 kan dat opheffen, behalve als het systeem mensen profileert. Dan wordt u vanaf 2 december 2027 op grond van Artikel 25 lid 1 onder c) zelf aanbieder. Dezelfde tool, andere AI Act-verplichtingen.
Rolgebaseerd: basismodule voor alle gebruikers, verdiepingsmodule voor managers die Copilot-output benutten voor besluiten, technische module voor IT/admin die instellingen beheert.
Copilot toont alleen wat een gebruiker al mag openen. Te ruim gedeelde SharePoint-sites en OneDrive-mappen komen daardoor in antwoorden terug. Ruim die rechten eerst op. Zet web-grounding uit voor afdelingen met beroepsgeheim. Koppel sensitivity labels zodat Copilot vertrouwelijke documenten niet onverwacht in samenvattingen meeneemt. Zet de auditlog aan.
Copilot-prompts met persoonsgegevens brengen AVG-verplichtingen mee naast de AI Act. De verwerkersovereenkomst met Microsoft loopt via het Data Protection Addendum, maar dekt webzoeken via Bing niet. De openbare DPIA's van het Rijk en SURF helpen. Een eigen DPIA blijft toch nodig. In een advies dat de AP in juli 2026 publiceerde, staat dat de rijks-DPIA als referentie-DPIA niet aan de eisen van Artikel 35 AVG voldoet: hij geeft inzicht in de werking van Copilot, maar vervangt de DPIA van uw eigen organisatie niet.
Een klantchatbot die u zelf met Copilot Studio bouwt, meldt dat hij AI is, tenzij dat uit de context al duidelijk is (Art. 50 lid 1). Publiceert u met AI gemaakte tekst over aangelegenheden van algemeen belang zonder dat een mens die tekst heeft getoetst en iemand er de redactionele verantwoordelijkheid voor draagt, of maakt u een deepfake, dan maakt u dat bekend (Art. 50 lid 4). Voor gewone klantmails vraagt de AI Act geen label. Een eigen afspraak daarover kan wel.
Gebruikers moeten weten dat Copilot output produceert die statistisch waarschijnlijk is, niet feitelijk juist. Maak menselijke verificatie in uw beleid verplicht voor elke beslissing die op Copilot-output steunt.
Een gebruiker die per ongeluk een document met persoonsgegevens in een Copilot-prompt plakt, kan een datalek veroorzaken (Artikel 4 punt 12 AVG). Is dat zo, dan is het uw datalek en geen incident van Microsoft. Procedure moet de Copilot-keten meenemen, inclusief tijdslijn en betrokken AVG-verwerkers.
Nieuwe Copilot-functies, nieuwe use cases en personeelsverloop maken eenmalige inrichting onvoldoende. Ieder kwartaal: register actualiseren, geletterdheidcijfers controleren, beleid bijstellen.
Geen aparte tools voor inventaris, beleid, training en rapportage. Eén platform dat ze koppelt zodat één wijziging automatisch doorwerkt in uw kwartaalcheck.
Registreer elke Copilot-licentie en use case in uw centrale AI-register, met per systeem een automatisch voorstel voor de risicoclassificatie. Per use case: doel, datasoort, betrokken medewerkers, verantwoordelijke en risiconiveau.
Rolgebaseerde modules met een certificaat per medewerker. Zo legt u vast welke maatregelen u onder Artikel 4 nam en voor wie. Copilot-gebruikers volgen een basismodule, managers een verdiepingsmodule over output-verificatie.
Genereer een Copilot-specifiek AI-beleid op basis van uw inventaris en sectorcontext. Inclusief transparantieteksten voor klantcommunicatie en interne instructies voor verificatieplicht.
Eén scherm met de status per pijler: geletterdheid, register, beleid, transparantie. Kwartaalcheck vlagt wat moet bijgewerkt vóór de volgende stuurgroep.
Klik een vraag aan voor het antwoord. Dit zijn vaste antwoorden; de AI Act Vraagbaak in het platform beantwoordt uw eigen vragen.
Microsoft is de aanbieder van Copilot als AI-systeem. Uw organisatie is gebruiksverantwoordelijke zodra u Copilot binnen uw bedrijf inzet. Voor u gelden dan AI-geletterdheid (Art. 4), het verbod op verboden praktijken (Art. 5) en de transparantie uit Art. 50 lid 4 bij gepubliceerde tekst en deepfakes. Zet u Copilot in voor een hoog-risicotoepassing, dan wordt u vanaf 2 december 2027 op grond van Art. 25 lid 1 onder c) zelf aanbieder van dat systeem.
Door elke regel uit uw beleid te koppelen aan een instelling die hem afdwingt. Copilot toont alleen wat een gebruiker al mag openen, dus ruim eerst te ruim gedeelde SharePoint-sites en OneDrive-mappen op. Label data die niet in Copilot hoort met sensitivity labels. Met een DLP-beleid in Microsoft Purview, afhankelijk van uw licentie, sluit u gelabelde bestanden uit van verwerking door Copilot. Zet webzoeken uit waar beroepsgeheim speelt en schakel de auditlog in. Wat zich niet laat instellen, zoals het controleren van output, legt u vast in afspraken en instructie.
Copilot is op zichzelf geen hoog-risicosysteem. De toepassing bepaalt de classificatie. Gebruikt u Copilot om sollicitaties te filteren of kandidaten te beoordelen, de kredietwaardigheid van mensen te bepalen, toelating tot onderwijs te bepalen of het recht op een overheidsuitkering te beoordelen, dan kan die toepassing onder Bijlage III vallen. Een uitzondering uit Artikel 6 lid 3 kan dat opheffen, behalve als het systeem mensen profileert. U wordt dan op grond van Artikel 25 lid 1 onder c) zelf aanbieder, met de plichten van Artikel 16 vanaf 2 december 2027. Voor een marketingmedewerker die teksten samenvat: geen hoog risico. Dan blijft het bij Art. 4 en de verboden uit Art. 5, plus Art. 50 lid 4 als u zulke tekst publiceert over aangelegenheden van algemeen belang zonder dat een mens hem heeft getoetst en iemand er de redactionele verantwoordelijkheid voor draagt.
Dat hangt af van uw beleid, uw licentievorm en uw sensitivity-label-configuratie. Volgens Microsoft blijven prompts binnen uw Microsoft 365-omgeving en worden ze niet gebruikt om de modellen te trainen. Webzoeken via Bing valt buiten die afspraken: daarvoor is Microsoft zelf verwerkingsverantwoordelijke. Flex routing kan de verwerking bij piekbelasting buiten de EU brengen. Wat de DPIA's van het Rijk en SURF daarover zeggen, leest u in het kennisbank-artikel over Copilot en de AVG. Maar zonder een intern AI-beleid weet uw medewerker niet wanneer iets wel mag (interne notitie samenvatten) en wanneer niet (klantdossier met persoonsgegevens of beroepsgeheim-data). Een AI-beleid voor Copilot maakt voor medewerkers concreet welke data erin mag en wie de output controleert.
Zes dingen. Beperk eerst te breed gedeelde SharePoint- en OneDrive-mappen en label vertrouwelijke bestanden: Copilot kan alles gebruiken wat een gebruiker mag openen. Leg in een AI-beleid vast welke data erin mag en wie output controleert. Zet elke toepassing met risicoklasse in het AI-register. Neem maatregelen voor de AI-geletterdheid van gebruikers (Art. 4). Voer waar nodig een DPIA uit (Art. 35 AVG) en neem Copilot op in uw datalekprocedure. Zet u Copilot in voor een hoog-risicotoepassing, dan wordt u op grond van Art. 25 lid 1 onder c) aanbieder, met de plichten van Art. 16 vanaf 2 december 2027.
De DPIA (Artikel 35 AVG) voert u buiten het platform uit, met uw privacytool of, als u die heeft, uw functionaris gegevensbescherming. Het verwerkingsregister (Artikel 30 AVG) kan in Scale in het platform, ook voor verwerkingen zonder AI. De AI Act voegt eisen toe die niet in een verwerkingsregister passen: maatregelen voor de AI-geletterdheid van uw personeel (Artikel 4), risicoclassificatie per AI-systeem (Artikel 6 en Bijlage III) en transparantie bij deepfakes en gepubliceerde AI-tekst (Artikel 50 lid 4). AIComplianceHub voegt deze AI-laag toe en linkt expliciet naar de AVG waar relevant. Een DPIA met AI-component blijft uw eigen verantwoordelijkheid.
Artikel 4 (AI-geletterdheid) en de oorspronkelijke verboden uit Artikel 5 gelden al sinds 2 februari 2025. Twee nieuwe verboden uit Artikel 5 gelden vanaf 2 december 2026 (Artikel 113, derde alinea, onder a). Toezichthouders bouwen hun handhavingsagenda op. In de concept-Uitvoeringswet AI-verordening krijgen de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI) samen een coördinerende rol. Die wet is nog een concept. Indiening bij de Tweede Kamer staat gepland voor het tweede kwartaal van 2027. Boetes onder de AI Act lopen op tot 35 miljoen euro of 7% van de wereldwijde jaaromzet voor verboden praktijken (Artikel 99 lid 3) en tot 15 miljoen euro of 3% voor de meeste overtredingen door een gebruiksverantwoordelijke, waaronder Artikel 26 en Artikel 50 (Artikel 99 lid 4). Voor een onderneming geldt het hoogste van de twee bedragen, voor een mkb-onderneming het laagste (Artikel 99 lid 6). Een kleine midcaponderneming krijgt sinds de Digital Omnibus ook het laagste bedrag, maar alleen bij de boetes uit lid 4 en lid 5 (Artikel 99 lid 6 bis). Daar kan reputatieschade bij komen.
Voor MKB met 10-50 Copilot-gebruikers: 20-30 uur in de eerste maand (inventarisatie, AI-beleid opstellen, e-learning uitrollen). Daarna 2-4 uur per kwartaal voor onderhoud. De gratis risicoscan geeft in vijf minuten een eerste inschatting van de hoogste risicocategorie in uw AI-gebruik. Met een gratis account maakt u daarna een concept-AI-beleid dat u kunt aanscherpen.
Vijf minuten. De gratis risicoscan geeft op basis van uw antwoorden een eerste inschatting van de hoogste risicocategorie in uw AI-gebruik en de verplichtingen die erbij horen. Met een gratis account maakt u daarna een concept-AI-beleid dat u aanscherpt voor uw eigen Copilot-gebruik.
