Mag een notaris AI gebruiken op dossiers met persoonsgegevens, en waar belandt die data dan? Het korte antwoord: het mag, maar alleen als de gegevens binnen een gecontroleerde en bij voorkeur Europese omgeving blijven, het beroepsgeheim van artikel 22 Wet op het notarisambt gewaarborgd is en er een verwerkersovereenkomst plus een DPIA ligt. Gratis, publieke AI valt daarmee af. Een zakelijke of Europese variant met de juiste afspraken kan wel.
Voor een notariskantoor is dit geen abstracte privacyvraag. Testamenten, koopaktes, KYC-stukken en familieverhoudingen behoren tot de gevoeligste gegevens die er zijn. Wie daar een AI op loslaat, moet precies weten waar die gegevens heen gaan.
Waarom datalocatie voor een notariskantoor extra zwaar weegt
De notaris heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht (artikel 22 Wet op het notarisambt) en staat onder toezicht van het Bureau Financieel Toezicht. Die geheimhouding houdt niet op bij de voordeur van uw kantoor. Stuurt u clientgegevens naar een AI-dienst, dan moet die route verenigbaar zijn met uw beroepsgeheim. Belandt data ongecontroleerd op servers buiten de EU, zonder afspraken, dan heeft u een probleem dat verder gaat dan de AVG alleen. De bredere afweging rond beroepsgeheim en AI staat in ChatGPT in het notariaat.
Waar belandt uw data als u AI op een dossier loslaat?
Hier zit de denkfout die de meeste kantoren maken. Het idee dat een AI een dossier alleen even raadpleegt zonder dat er iets uw omgeving verlaat, klopt niet bij een extern model. Wat de AI gebruikt om uw vraag te beantwoorden, reist mee naar de plek waar het model rekent.
En die plek ligt vaker buiten Europa dan u denkt. De gewone consumentenversie van ChatGPT en Claude draait standaard in de Verenigde Staten. Wilt u verwerking binnen de EU, dan kan dat wel. Claude draait in Europese regio's via AWS Bedrock of Google Vertex AI, met verwerking in bijvoorbeeld Frankfurt of Ierland. Bij de zakelijke varianten is bovendien geregeld dat uw data niet wordt gebruikt om modellen te trainen en dat er een verwerkersovereenkomst ligt. Welke veilige Europese tools er zijn, leest u in AI in het notariaat: use cases en private LLM zakelijk gebruiken.
Drie niveaus van AI naar datalocatie
Niet elke AI-tool gaat op dezelfde manier met uw dossiers om. Voor een notariskantoor helpt het om drie niveaus te onderscheiden, oplopend in hoe verantwoord ze met uw gegevens omgaan.
Publieke AI
Gratis ChatGPT, Claude of Gemini zonder zakelijke afspraken. Niet geschikt voor clientdata, want er is geen verwerkersovereenkomst en de verwerking gebeurt buiten de EU.
Zakelijke AI met verwerkersovereenkomst
Een betaald zakelijk abonnement met een getekende DPA en waar mogelijk Europese hosting. Acceptabel voor veel kantoorwerk.
Europees of lokaal gehoste AI
Een model dat aantoonbaar binnen de EU draait, bijvoorbeeld via een Europese aanbieder of via Bedrock of Vertex in een EU-regio. De meest verantwoorde keuze voor gevoelige dossiers.
Beroepsgeheim en de verwerkersketen
Een externe AI inschakelen is op zichzelf verenigbaar met uw geheimhoudingsplicht, mits u die geheimhouding doorlegt. Dat betekent een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) waarin vertrouwelijkheid is vastgelegd, plus zicht op de hele keten. Draait u het model via een cloudplatform, dan is die cloudprovider een subverwerker. Loopt er een koppeling of zoeklaag tussen uw systeem en de AI, dan telt ook die mee. Breng de keten in kaart voordat er een dossier doorheen gaat.
Wat de AI Act er bovenop legt
Naast de AVG geldt de AI Act, een apart spoor dat over het AI-systeem zelf gaat. Voor de meeste kantoortoepassingen is een AI-assistent geen hoog-risico-systeem. Toch zijn er verplichtingen die nu al spelen. AI-geletterdheid is sinds 2 februari 2025 verplicht voor iedereen op kantoor die met AI werkt (artikel 4). En als de AI content genereert richting clienten, speelt de transparantieplicht van artikel 50.
Een misverstand is belangrijk om weg te nemen: hoog-risico is een eigenschap van wat een AI-systeem doet, niet van het notariaat als beroep. Een schrijfassistent voor concepten is iets anders dan een systeem dat sollicitanten beoordeelt. Wat de AI-wet precies van u vraagt, leest u in de complete gids over de EU AI Act en bij AI-geletterdheid.
Zo sluit u AI veilig op uw dossiers aan
Kies een tool met Europese verwerking
Gebruik een zakelijke of Europees gehoste AI, niet de gratis consumentenversie. Controleer waar de verwerking plaatsvindt.
Teken een verwerkersovereenkomst
Leg vertrouwelijkheid en de subverwerkers vast en houd zicht op de hele keten.
Voer een DPIA uit
Bij gevoelige clientdata is een data protection impact assessment vrijwel altijd verplicht.
Beperk de toegang per medewerker
Geef de AI alleen toegang tot de dossiers en velden die voor de taak nodig zijn.
Pas uw opdrachtbevestiging aan
Regel de informatie naar of toestemming van de client waar dat nodig is.
Train uw mensen
Zorg dat het hele kantoor weet wat wel en niet in een AI-tool mag. Leg dat vast.
Veelgestelde vragen
Mag ik clientdata in ChatGPT zetten?
In de gratis of standaard consumentenversie kunt u dat beter niet doen. Die draait buiten de EU en zonder verwerkersovereenkomst, wat zich slecht verhoudt tot uw beroepsgeheim. Met een zakelijke variant, een getekende DPA en Europese hosting kan het wel, mits grondslag en DPIA op orde zijn.
Waar wordt de data van een AI-tool opgeslagen?
Dat hangt af van de tool. De consumentenversies van ChatGPT en Claude verwerken standaard in de Verenigde Staten. Voor verwerking binnen de EU gebruikt u een zakelijke oplossing met data residency in Europa, bijvoorbeeld Claude via AWS Bedrock of Google Vertex AI in een Europese regio.
Welke AI-tools zijn veilig voor een notariskantoor?
Veilig betekent hier een verwerkersovereenkomst, Europese verwerking en geen gebruik van uw data voor training. Dat kan een zakelijk AI-abonnement zijn, een Europese aanbieder of een lokaal gehost model. Een concreet overzicht staat in AI in het notariaat: use cases.
Is een DPIA verplicht voor een notariskantoor dat AI gebruikt?
In de praktijk vrijwel altijd. De Autoriteit Persoonsgegevens rekent AI met persoonsgegevens tot de hoog-risico verwerkingen, en de gevoeligheid van notariele dossiers maakt een impactbeoordeling vooraf noodzakelijk.
Wat zegt de KNB over AI?
De KNB stimuleert verantwoord gebruik en reikt met de AI-weegschaal een afwegingskader aan om per toepassing te bepalen of inzet passend is. Beoordeel per use case het risico voor client en beroepsgeheim voordat u een tool in gebruik neemt.