ChatGPT voor correspondentie, contractanalyse, hulp bij cliëntonderzoek: het is er meestal al, vaak zonder beleid eromheen. De AI Act classificeert dat werk zelden als hoog-risico. Uw ambtsgeheim stelt er wel eisen aan. Dat verschil bepaalt waar u begint.
Zelden. Dat is een eerlijk antwoord. Akten voorbereiden en dossiers doorzoeken staan niet in de gebruiksgebieden van Bijlage III. De uitzondering zit in uw eigen bedrijfsvoering: AI die sollicitanten filtert, rangschikt of beoordeelt, valt onder Bijlage III punt 4.
De tweede is een randgeval en hangt af van de concrete inzet. Beoordeel hem per systeem in plaats van hem weg te wuiven.
Een lage risicoklasse is hier geen geruststelling. Het ambtsgeheim en het verschoningsrecht kennen geen risicoklassen. Cliëntdata die in een consumentenversie van een taalmodel belandt, is een probleem, ook als het systeem onder de AI Act minimaal risico heet.
De praktische vraag is dus niet welke categorie een tool heeft, maar of de gegevens het kantoor verlaten en zo ja, onder welke afspraken. Dat is per tool een kort antwoord. Die antwoorden samen zijn uw dossier.
Voor een notariskantoor zonder AI in de werving geldt alles wat er is, al. Er ligt geen deadline meer voor u om op te wachten.
Van secretariaat tot notaris. U neemt maatregelen die iedereen op kantoor helpen begrijpen wat de tools doen en waar ze fouten maken. Artikel 4 laat de vorm aan u. Een certificaat per medewerker is een praktische manier om vast te leggen wat u deed en voor wie.
AI die uit biometrische gegevens, zoals gezicht of stem, de emoties van medewerkers afleidt, is op de werkplek verboden, behalve om medische of veiligheidsredenen (Artikel 5 lid 1 onder f). Vraag het dus na bij tooling die via camera of microfoon de stemming meet.
Een chatbot op uw website maakt zichzelf bekend. Voor een concept-akte die u zelf beoordeelt en passeert, geldt die meldplicht niet.
Gebruikt u AI bij het aannemen van personeel, dan geldt vanaf die datum het volledige regime. Zonder die inzet raakt deze datum uw kantoor niet.
Deze datum is verschoven door het Digital Omnibus-pakket, dat op 27 juli 2026 in werking trad als Verordening (EU) 2026/1744. Bijlage III ging van 2 augustus 2026 naar 2 december 2027. De transparantieplicht van Artikel 50 schoof niet mee.
Op de meeste kantoren is AI binnengekomen zonder besluit. Iemand probeerde ChatGPT voor een brief, het werkte en inmiddels gebruikt het halve kantoor het. Dat is geen verwijt; het is het patroon in vrijwel elke beroepsgroep. Het wordt pas een probleem als niemand kan zeggen welke gegevens er zijn ingevoerd.
De KNB toetst op integriteit en zorgplicht. De Wet op het notarisambt legt het geheim bij u persoonlijk. Die normen worden niet opzijgezet door de AI Act; ze staan ernaast en zijn strenger. Praktisch betekent dat: u heeft een tooloverzicht en een beleid nodig, ongeacht wat de risicoclassificatie oplevert.
Het goede aan die volgorde is dat één document beide kanten dekt. Een AI-beleid dat per tool vastlegt wat is toegestaan, waar de data blijft en wie erop toeziet, beantwoordt de vraag van de KNB en die van de AI Act tegelijk. Twee losse trajecten leveren twee dossiers op die elkaar op termijn tegenspreken.
Toezicht loopt via het Bureau Financieel Toezicht voor uw beroepsuitoefening en via de Autoriteit Persoonsgegevens voor de gegevensverwerking. Geen van beide wacht op een AI Act-deadline, want ze handhaven op normen die er al zijn.
U brengt de tools in kaart die op kantoor draaien en legt per tool vast waar de gegevens heen gaan. De risicoscan en de beleidsgenerator volgen de structuur van de KNB AI-weegschaal, dus u houdt één afwegingslijn voor uw beroepsregels én de AI Act. Het AI-beleid genereert u eruit; uw medewerkers volgen de e-learning met een certificaat per persoon.
Klik een vraag aan voor het antwoord. Dit zijn vaste antwoorden; de AI Act Vraagbaak in het platform beantwoordt uw eigen vragen.
Ja, met voorwaarden. Uw geheimhoudingsplicht (artikel 22 Wet op het notarisambt) en de AVG bepalen de grens. Een gewone consumentenversie is ongeschikt. In een zakelijke omgeving waarin invoer niet voor training wordt gebruikt en met een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) kan het wel. Gaan de gegevens buiten de EU, dan heeft u daarvoor een doorgiftegrond nodig (artikel 44 AVG).
Nee, in de regel niet. Het opstellen van akten en het analyseren van contracten staan niet in de gebruiksgebieden van Bijlage III. AI-gebruik verandert niets aan uw verantwoordelijkheid voor de inhoud van de akte: de eindcontrole blijft bij u.
Ja. De risicoscan en de beleidsgenerator gebruiken de structuur van de KNB AI-weegschaal als afwegingskader. U houdt daarmee één lijn die zowel uw beroepsregels als de AI Act dekt, in plaats van twee parallelle beoordelingen die uit elkaar gaan lopen.
AI-geletterdheid voor het hele kantoor geldt sinds 2 februari 2025 en de transparantieplicht sinds 2 augustus 2026. Daarnaast is een tooloverzicht en een AI-beleid geen wettelijke plicht maar wel wat u nodig heeft om de vraag van de KNB of het BFT te kunnen beantwoorden.
Ja. De module AI-geletterdheid eindigt met een toets en een persoonlijk certificaat per medewerker, met datum en de rol waarvoor de geletterdheid is gevolgd. Daarmee legt u vast wat u aan AI-geletterdheid heeft gedaan (Artikel 4).
De gratis risicoscan laat in vijf minuten zien welke AI op uw kantoor gebruikt wordt en waar het ambtsgeheim aandacht vraagt.
