ChatGPT voor correspondentie, contractanalyse, hulp bij cliëntonderzoek: het is er meestal al, vaak zonder beleid eromheen. De AI Act classificeert dat werk zelden als hoog-risico. Uw ambtsgeheim stelt er wel eisen aan. Dat verschil bepaalt waar u begint.
Zelden. Dat is een eerlijk antwoord. AI die uw akte voorbereidt of een dossier doorzoekt, ondersteunt uw oordeel en beslist niet zelf over een cliënt. De uitzondering zit in uw eigen bedrijfsvoering: AI bij het aannemen van personeel valt onder Bijlage III punt 4.
De tweede is een randgeval en hangt af van de concrete inzet. Beoordeel hem per systeem in plaats van hem weg te wuiven.
Een lage risicoklasse is hier geen geruststelling. Het ambtsgeheim en het verschoningsrecht kennen geen risicoklassen. Cliëntdata die in een consumentenversie van een taalmodel belandt, is een probleem, ook als het systeem onder de AI Act minimaal risico heet.
De praktische vraag is dus niet welke categorie een tool heeft, maar of de gegevens het kantoor verlaten en zo ja, onder welke afspraken. Dat is per tool een kort antwoord. Die antwoorden samen zijn uw dossier.
Voor een notariskantoor zonder AI in de werving geldt alles wat er is, al. Er ligt geen deadline meer voor u om op te wachten.
Van secretariaat tot notaris. Dit is de plicht waarvoor u vandaag bewijs moet kunnen tonen, en de reden dat een certificaat per medewerker praktisch is.
Software die emoties van medewerkers afleidt, is op de werkplek verboden. Dit raakt ook tooling die werkdruk of betrokkenheid uit gedrag afleidt.
Een chatbot op uw website maakt zichzelf bekend. Voor een concept-akte die u zelf beoordeelt en passeert, geldt die meldplicht niet.
Gebruikt u AI bij het aannemen van personeel, dan geldt vanaf die datum het volledige regime. Zonder die inzet raakt deze datum uw kantoor niet.
Deze datum is verschoven door het Digital Omnibus-pakket, dat op 27 juli 2026 in werking trad als Verordening (EU) 2026/1744. Bijlage III ging van 2 augustus 2026 naar 2 december 2027. De transparantieplicht van Artikel 50 schoof niet mee.
Op de meeste kantoren is AI binnengekomen zonder besluit. Iemand probeerde ChatGPT voor een brief, het werkte, en inmiddels gebruikt het halve kantoor het. Dat is geen verwijt; het is het patroon in vrijwel elke beroepsgroep. Het wordt pas een probleem als niemand kan zeggen welke gegevens er zijn ingevoerd.
De KNB toetst op integriteit en zorgplicht. De Wet op het notarisambt legt het geheim bij u persoonlijk. Die normen worden niet opzijgezet door de AI Act; ze staan ernaast en zijn strenger. Praktisch betekent dat: u heeft een tooloverzicht en een beleid nodig, ongeacht wat de risicoclassificatie oplevert.
Het goede aan die volgorde is dat één document beide kanten dekt. Een AI-beleid dat per tool vastlegt wat is toegestaan, waar de data blijft en wie erop toeziet, beantwoordt de vraag van de KNB en die van de AI Act tegelijk. Twee losse trajecten leveren twee dossiers op die elkaar op termijn tegenspreken.
Toezicht loopt via het Bureau Financieel Toezicht voor uw beroepsuitoefening en via de Autoriteit Persoonsgegevens voor de gegevensverwerking. Geen van beide wacht op een AI Act-deadline, want ze handhaven op normen die er al zijn.
U brengt de tools in kaart die op kantoor draaien en legt per tool vast waar de gegevens heen gaan. De risicoscan en de beleidsgenerator volgen de structuur van de KNB AI-weegschaal, dus u houdt één afwegingslijn voor uw beroepsregels én de AI Act. Het AI-beleid genereert u eruit; uw medewerkers volgen de e-learning met een certificaat per persoon.
De gratis risicoscan laat in vijf minuten zien welke AI op uw kantoor gebruikt wordt en waar het ambtsgeheim aandacht vraagt.
