In het kort
- Verplichte AI-transcriptie kan als die noodzakelijk is voor een duidelijk doel, met informatie vooraf en OR-instemming.
- Een tool die gedrag of prestaties kan volgen, valt onder het instemmingsrecht van de OR (art. 27 lid 1 onder l WOR).
- Emoties afleiden uit stem of beeld is op de werkplek verboden (Art. 5 lid 1 onder f AI Act); alleen tekst valt erbuiten.
- Monitort u prestaties met de transcripties, dan kan dat vanaf 2 december 2027 hoog-risico zijn (Bijlage III, punt 4).
Mag u als werkgever verplichten dat een AI-tool elke vergadering uitschrijft? Ja, als de transcriptie noodzakelijk is voor een duidelijk doel, u uw medewerkers vooraf informeert en, als u een ondernemingsraad heeft, die instemt. Die laatste stap schiet er makkelijk bij in. De tool staat dan al aan in Teams of Zoom voordat iemand vraagt wat er met de tekst gebeurt.
Wat u met de transcripties doet, bepaalt hoe zwaar de eisen worden. De AVG geldt altijd, ook als alleen de groep zelf het verslag terugleest. Heeft u een ondernemingsraad, dan moet die al instemmen zodra de tool geschikt is om gedrag of prestaties te volgen, los van hoe u hem gebruikt. Gaan de teksten naar het management, of gebruikt iemand ze om na te gaan wie wat zei? Dan wordt de afweging onder de AVG zwaarder en kan ook de AI Act meetellen.
Wat de AVG van u vraagt
Een opname en een transcriptie bevatten persoonsgegevens: namen, stemmen en wat iemand heeft gezegd. U heeft dus een grondslag nodig. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is dat bij het controleren van personeel vaak het gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Toestemming werkt hier slecht. Een medewerker kan een verzoek van zijn werkgever moeilijk weigeren.
Een gewone opname is iets anders dan een stemprofiel. Herkent de tool sprekers aan hun stem, dan verwerkt u biometrische gegevens om mensen te identificeren. Dat is in beginsel verboden (artikel 9, lid 1 AVG). Zonder uitdrukkelijke toestemming blijft alleen de Nederlandse uitzondering voor authenticatie en beveiliging over (artikel 29 UAVG). Een vergaderverslag valt daar buiten. Toestemming werkt tussen werkgever en werknemer slecht. Zet stemherkenning dus uit.
De AP vraagt ook om noodzaak. Kunt u hetzelfde doel op een minder ingrijpende manier bereiken, dan kiest u die. Voor gewone notulen is een verslag van besluiten en actiepunten vaak genoeg. Een woordelijke tekst van elk overleg is dan lastig te verdedigen.
Medewerkers horen vooraf te weten wat u vastlegt, waarom, hoe lang u het bewaart en wie het kan inzien (artikel 13 AVG). Bewaar transcripties niet langer dan het doel vraagt (artikel 5, lid 1, onder e AVG). Wie elke vergadering stelselmatig vastlegt, komt dicht bij twee punten op de lijst waarop de AP de verwerkingen zet waarvoor een DPIA verplicht is (artikel 35, lid 4 AVG). Punt 11 gaat over controle van werknemers, punt 13 over communicatiegegevens. Doe die beoordeling dus vóór de uitrol. Hoe dat gaat, staat in wanneer een DPIA verplicht is bij een AI-systeem.
Waarom de ondernemingsraad moet instemmen
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij een regeling voor voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor het waarnemen of controleren van aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers (artikel 27, lid 1, onder l WOR). Volgens de AP telt al dat het systeem daarvoor geschikt is, los van hoe u het nu gebruikt. Een tool die elke vergadering woordelijk vastlegt, valt daar al snel onder.
Stemt de OR niet in, dan mag u het systeem in principe niet gebruiken. Wilt u toch door, dan kunt u de kantonrechter om toestemming vragen (artikel 27, lid 4 WOR). Betrek de OR vroeg, bij het doel en de bewaartermijn. Hoe het algoritmisch volgen van werk verder uitpakt, leest u in algoritmisch management en de AI Act.
Waar de AI Act meekijkt
Een tool die spraak omzet in tekst en er een samenvatting van maakt, is op zichzelf geen hoog-risico-AI. Dat verandert met het gebruik. Zet u de transcripties of samenvattingen in om prestaties of gedrag van medewerkers te monitoren en te evalueren, dan kan de toepassing onder Bijlage III, punt 4, onder b vallen. Is de tool daar door de leverancier niet voor bedoeld, dan wijzigt u het beoogde doel. U wordt dan zelf als aanbieder van een hoog-risicosysteem beschouwd, met de plichten van Artikel 16 (Artikel 25, lid 1, onder c). Als werkgever laat u werknemersvertegenwoordigers en de betrokken medewerkers ook vooraf weten dat het systeem wordt gebruikt (Artikel 26, lid 7). Deze hoog-risicoverplichtingen gelden vanaf 2 december 2027.
Strenger is het verbod op emotieherkenning op de werkplek (Artikel 5, lid 1, onder f). Dat raakt vergadertools die uit stem of beeld afleiden of iemand gefrustreerd, enthousiast of afgeleid is. De Europese Commissie noemt in haar richtsnoeren het meten van de emotionele toon in hybride videovergaderingen via stem en beeld uitdrukkelijk als verboden voorbeeld. Sentimentanalyse die alleen de uitgeschreven woorden leest, valt er volgens dezelfde richtsnoeren buiten, omdat tekst geen biometrisch gegeven is. Betrekt de tool ook toonhoogte of stemverheffing bij de analyse, dan valt hij er weer onder. De richtsnoeren zijn een uitleg van de Commissie, geen bindende regel. Ze laten zien hoe zij het verbod uitlegt. Kijk dus in de instellingen van uw tool welke analysefuncties aanstaan en waarop ze werken.
Ook Artikel 4, lid 1 telt mee: u neemt maatregelen om de AI-geletterdheid te ondersteunen van medewerkers die met de tool werken. Hier betekent dat vooral dat ze weten dat een transcriptie fouten bevat. Sprekers worden soms verwisseld. Een samenvatting laat nuances weg.
Wat er bij de leverancier terechtkomt
De audio en de tekst gaan naar de leverancier van de tool. Met die partij sluit u een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Controleer waar de gegevens staan, hoe lang de leverancier ze bewaart en of hij ze gebruikt om zijn modellen te trainen. Bespreekt u klantgegevens of informatie onder een beroepsgeheim, dan weegt die vraag zwaarder.
Let ook op notulisten die deelnemers zelf aan een gesprek toevoegen. Met zo'n dienst heeft uw organisatie zelf geen verwerkersovereenkomst gesloten. Hoe u dat soort gebruik zichtbaar maakt, leest u bij schaduw-AI opsporen en voorkomen.
Zo voert u AI-transcriptie in
Leg het doel vast
Schrijf op waarvoor de transcripties dienen en waarvoor ze niet worden gebruikt. Notuleren van besluiten en actiepunten is een ander doel dan het beoordelen van medewerkers. Het vraagt ook minder gegevens.
Doe de DPIA vóór de uitrol
Breng in kaart welke gegevens de tool verwerkt, wie erbij kan en welke risico's er zijn (artikel 35 AVG). Heeft u een functionaris gegevensbescherming, vraag dan diens advies (artikel 35, lid 2 AVG).
Leg de regeling voor aan de OR
Beschrijf het doel, de bewaartermijn en wie de transcripties kan inzien. Heeft u een ondernemingsraad, dan gaat de tool zonder diens instemming niet aan (artikel 27, lid 1, onder l WOR).
Informeer medewerkers en externe deelnemers
Vertel vooraf wat er wordt vastgelegd, waarom en hoe lang (artikel 13 AVG). Een regel in de uitnodiging en een zichtbare melding in de vergadering helpen daarbij.
Zet stemherkenning en emotieanalyse uit
Controleer de instellingen op functies die sprekers aan hun stem herkennen of uit stem of beeld emoties afleiden (artikel 9 AVG, Artikel 5, lid 1, onder f AI Act). Laat transcripties automatisch verwijderen zodra het doel bereikt is (artikel 5, lid 1, onder e AVG).
Veelgestelde vragen
Mag ik als werknemer weigeren dat mijn vergaderingen worden uitgeschreven?
Nee, weigeren kan niet zomaar. U kunt wel bezwaar maken. Rust de verwerking op het gerechtvaardigd belang van uw werkgever, dan mag u bezwaar maken om redenen die met uw eigen situatie te maken hebben (artikel 21, lid 1 AVG). Uw werkgever moet dan stoppen, tenzij hij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoert die zwaarder wegen. Vraag ook na of de ondernemingsraad heeft ingestemd. Zonder die instemming mag de werkgever het systeem in principe niet gebruiken.
Moet de ondernemingsraad instemmen met transcriptie in Teams of Copilot?
Ja, als uw organisatie een ondernemingsraad heeft en de functie geschikt is om gedrag of prestaties van medewerkers te volgen (artikel 27, lid 1, onder l WOR). Volgens de AP telt al dat het systeem daarvoor geschikt is, los van het gebruik. Bij een tool die vergaderingen woordelijk vastlegt, is dat al snel het geval.
Is sentimentanalyse in een vergadertool verboden?
Ja, als de tool emoties afleidt uit stem, gezicht of andere biometrische gegevens (Artikel 3, punt 39 en Artikel 5, lid 1, onder f AI Act). Dat is op de werkplek verboden, behalve om medische of veiligheidsredenen. Een analyse die alleen de woorden in de uitgeschreven tekst leest, valt volgens de richtsnoeren van de Europese Commissie buiten het verbod. Die analyse moet wel aan de AVG voldoen.
Moeten klanten of externe deelnemers weten dat de vergadering wordt uitgeschreven?
Ja. Ook hun namen en woorden zijn persoonsgegevens, dus u informeert hen vooraf (artikel 13 AVG). Zet het in de uitnodiging en noem het aan het begin van het gesprek. Gaat het om vertrouwelijke klantinformatie, overweeg dan de transcriptie voor dat gesprek uit te zetten.
Vastleggen wat medewerkers met de tool mogen
Welke vergaderingen worden uitgeschreven, wie de tekst ziet en welke functies uit blijven, hoort in uw AI-beleid. Medewerkers lezen zelden een heel beleid. In AIComplianceHub maakt u uit het AI-register een AI-beleid en een kaart van één A4 met de vaste huisregels en de goedgekeurde tools. Die kaart zit in elk pakket, ook in Gratis.