In het kort
- Koopt u AI in, dan blijft u als gebruiksverantwoordelijke (deployer) zelf aansprakelijk voor uw plichten onder Artikel 26.
- Vraag uw leverancier om rol-classificatie, conformiteitsbeoordeling, gebruiksinstructies (Art. 13) en een verwerkersovereenkomst.
- Zet u uw merk op een hoog-risicosysteem of past u het wezenlijk aan, dan wordt u zelf aanbieder (Art. 25 lid 1), voor Bijlage III vanaf 2 december 2027.
- Voor GPAI-modellen (ChatGPT, Claude, Gemini) levert de aanbieder downstream-documentatie (Art. 53); leg alle antwoorden vast in uw AI-register.
Wat moet u vragen bij het inkopen van een AI-tool? Vraag om de conformiteitsverklaring en de gebruiksinstructies uit Artikel 13. Vraag daarnaast of de leverancier de classificatie van het systeem op papier onderbouwt. Die drie heeft u nodig om uw eigen plichten als gebruiksverantwoordelijke in te vullen.
De meeste Nederlandse bedrijven bouwen hun AI niet zelf. Ze kopen hem. Een HR-tool met cv-screening, een chatbot voor de klantenservice, een AI-functie in het boekhoudpakket: vrijwel elk MKB is gebruiksverantwoordelijke (deployer), niet aanbieder. Toch verdwijnt uw verantwoordelijkheid onder de AI Act niet op het moment dat u een licentie tekent. De wet maakt naleving afdwingbaar door de hele keten heen.
Wie inkoopt, leunt op zijn leverancier. Of een systeem hoog-risico is, of er een conformiteitsbeoordeling achter zit, of de transparantieplicht goed geregeld is: dat kunt u zelden zelf vaststellen. U moet ernaar vragen.
Waarom uw leverancier uw compliance bepaalt
De AI Act legt verplichtingen op aan rollen. Een aanbieder (provider) ontwikkelt een AI-systeem of laat het ontwikkelen en brengt het onder eigen naam in de handel of stelt het in gebruik. Een gebruiksverantwoordelijke (deployer) zet het in voor de eigen bedrijfsvoering. Voor hoog-risico AI heeft die gebruiksverantwoordelijke eigen plichten onder Artikel 26: het systeem gebruiken volgens de instructies, menselijk toezicht inrichten, de werking monitoren en de logs bewaren. Die plichten kunt u alleen waarmaken als uw leverancier u de juiste informatie aanlevert.
Hoog-risico hangt aan het systeem en zijn gebruiksdoel. Een AI-systeem dat sollicitanten beoordeelt of de kredietwaardigheid van natuurlijke personen bepaalt, valt onder Bijlage III, punt 4, onder a respectievelijk punt 5, onder b, ongeacht de sector waarin u werkt. Fraudedetectie is in punt 5, onder b uitgezonderd. En vallen onder Bijlage III betekent nog niet automatisch hoog risico: Artikel 6, lid 3 haalt een systeem er weer uit zodra het alleen een beperkte procedurele, verbeterende, patroondetecterende of voorbereidende taak vervult, tenzij het profileert. Dezelfde leverancier die u een tool verkoopt die alleen facturen samenvat, levert iets dat er niet onder valt.
Wanneer u zelf aanbieder wordt
Let hier scherp op, want dit is de duurste valkuil bij inkoop. Er lopen twee routes naar aanbiederschap. Artikel 3, punt 3 is de hoofdroute: u bent aanbieder zodra u een AI-systeem ontwikkelt of laat ontwikkelen én dat systeem onder eigen naam of merk in de handel brengt of in gebruik stelt. Die eerste voorwaarde doet ertoe. Wie een ingekochte tool alleen intern uitrolt, ontwikkelt niets en blijft langs deze route gebruiksverantwoordelijke. Het risiconiveau doet daarbij niet ter zake. Gratis of puur intern gebruik telt gewoon mee. Artikel 25, lid 1 is de tweede route en kent drie ingangen. U zet uw naam of merk op een hoog-risicosysteem dat al in de handel is gebracht of in gebruik is gesteld (punt a), u brengt in zo'n systeem een substantiële wijziging aan waardoor het hoog risico blijft (punt b), of u wijzigt het beoogde doel van een systeem dat nog géén hoog risico had, zodanig dat het dat door uw wijziging wél wordt (punt c). Die derde ingang begint dus juist bij een gewoon systeem, ook bij een AI-systeem voor algemene doeleinden. Wie een ingekocht model fine-tunet en het onder eigen naam aanbiedt voor een hoog-risicotoepassing, erft de volledige set providerplichten, inclusief de conformiteitsbeoordeling. Vraag uw leverancier dus ook wat u er wel en niet mee mag doen zonder zelf aanbieder te worden. Deze tweede route geldt voor Bijlage III vanaf 2 december 2027 en voor Bijlage I vanaf 2 augustus 2028 (Artikel 113, derde alinea, onder c).
De zeven vragen aan uw AI-leverancier
Neem deze vragen mee in elk inkooptraject en bij elke contractverlenging. Leg de antwoorden schriftelijk vast.
Welke rol en risicoclassificatie horen bij dit systeem?
Laat de leverancier benoemen of hij aanbieder is, of het systeem onder Bijlage III hoog-risico valt en wat het beoogde doel is. Dit bepaalt welke plichten bij u terechtkomen.
Is er een conformiteitsbeoordeling en CE-markering?
Voor hoog-risico AI is dit verplicht: de aanbieder stelt een EU-conformiteitsverklaring op (Artikel 47) en brengt de CE-markering aan (Artikel 48). Vraag om beide. Geen verklaring betekent dat u een mogelijk niet-conform systeem inzet.
Krijg ik de gebruiksinstructies en technische documentatie?
Artikel 13 verplicht aanbieders heldere instructies te leveren. Zonder die documentatie kunt u geen menselijk toezicht of monitoring inrichten en voldoet u zelf niet aan Artikel 26.
Waar staat mijn data en is er een verwerkersovereenkomst?
Vraag naar de hostinglocatie en een verwerkersovereenkomst conform Artikel 28 AVG. EU-hosting voorkomt veel discussie over doorgifte en is voor gevoelige data vaak een harde eis.
Hoe is de transparantieplicht geregeld?
De aanbieder ontwerpt een chatbot zo dat de gebruiker weet dat hij met AI te maken heeft, tenzij dat al duidelijk is (Artikel 50, lid 1). Ook markeert hij synthetische output machineleesbaar (Artikel 50, lid 2). Beide gelden sinds 2 augustus 2026. Voor systemen die vóór die datum al in de handel waren geldt voor die markering een overgangstermijn tot 2 december 2026 (Artikel 111, lid 4). Vraag of de tool dit standaard doet en per welke datum, zodat u niet zelf in overtreding raakt.
Levert u downstream-documentatie voor het onderliggende model?
Draait de tool op een GPAI-model zoals GPT, Claude of Gemini, dan levert de modelaanbieder documentatie aan de aanbieders die zijn model in hun systeem verwerken (Artikel 53, lid 1, onder b) en maakt hij een voldoende gedetailleerde samenvatting van de gebruikte trainingscontent openbaar (Artikel 53, lid 1, onder d). Dat eerste stuk krijgt u dus via uw leverancier. Die informatie heeft u nodig voor uw eigen dossier.
Wat doet u bij incidenten, updates en een controle?
Vraag naar logging, een audit-trail, een meldroute voor storingen en ondersteuning als een toezichthouder documentatie opvraagt. Een leverancier die hier vaag over blijft, laat u op het verkeerde moment in de steek.
Leg de antwoorden vast in uw AI-register
De antwoorden helpen alleen als u ze terugvindt. Noteer per ingekochte tool de leverancier, de rol, de risicoclassificatie en de ontvangen documenten in uw AI-register. Met dat register laat u een toezichthouder zien welke AI er draait. Het maakt ook zichtbaar welke leveranciers hun zaken op orde hebben. Hoe u zo'n register opzet, leest u in AI-register opzetten. Begin met een eerlijke AI-inventaris van alles wat er al draait, inclusief de AI die verstopt zit in bestaande software.
Wat als een leverancier geen antwoord heeft?
Dat is zelf een antwoord. Een aanbieder die de risicoclassificatie niet kent of geen documentatie kan overleggen, is een risico dat u overneemt zodra u tekent. U heeft als inkoper meer macht dan u denkt. De plicht is afdwingbaar in de keten: levert een partij niet-conforme AI, dan kunt u daar als afnemer een klacht over indienen bij de toezichthouder. Gebruik dat als drukmiddel aan de onderhandeltafel, of kies een leverancier die wel open kaart speelt.
De boetes onderstrepen het belang. Het hoogste plafond staat op 35 miljoen euro of 7 procent van de wereldwijde jaaromzet, waarbij het hoogste bedrag telt. Dat plafond geldt alleen voor de verboden praktijken van Artikel 5 (Artikel 99, lid 3). Voor de plichten die bij inkoop spelen, zoals Artikel 26 en Artikel 50, ligt het plafond op 15 miljoen euro of 3 procent (Artikel 99, lid 4). Voor kmo's inclusief start-ups geldt per niveau het laagste van percentage of bedrag (Artikel 99, lid 6). Voor kleine midcapondernemingen geldt dat sinds de Digital Omnibus ook, behalve bij de verboden praktijken (Artikel 99, lid 6 bis). Wat een boete in Nederland concreet wordt, ligt nog niet vast: de sancties komen uit nationaal recht (Artikel 99, lid 1). De Uitvoeringswet AI-verordening die ze moet vaststellen, is nog een concept en ligt niet bij de Tweede Kamer. Een tool die compliance-problemen meebrengt, is zelden de goedkoopste keuze.
Veelgestelde vragen
Ben ik aansprakelijk als ik een niet-conforme AI-tool inkoop?
U bent verantwoordelijk voor uw eigen rol. Als gebruiksverantwoordelijke moet u redelijke zorg betrachten: het systeem inzetten volgens de instructies, met menselijk toezicht en monitoring (Artikel 26). Koopt u aantoonbaar zonder enige controle een systeem dat de wet schendt, dan staat u zwak bij een incident. De aanbieder blijft verantwoordelijk voor de conformiteit van het systeem zelf, maar dat ontslaat u niet van uw eigen plichten.
Geldt dit ook voor ChatGPT, Copilot of een AI-functie in bestaande software?
Ja. Ook kant-en-klare en ingebedde AI valt onder de wet. Bij algemene tools als ChatGPT of Copilot zijn vooral de vragen over transparantie, het onderliggende model en de dataopslag relevant. Hoe dat voor Copilot uitpakt, staat in Microsoft 365 Copilot en de AVG. Wat u vóór de uitrol in Microsoft 365 regelt, leest u bij Copilot-governance. Deze laagdrempelige tools belanden vaak ongezien in de organisatie. Lees ook hoe u grip houdt op schaduw-AI.
Moet ik deze vragen bij elke AI-tool stellen?
Nee, dat mag proportioneel. Voor een hoog-risico systeem (werving, kredietbeoordeling, zorg) doorloopt u alle zeven vragen grondig. Voor een eenvoudige tekstgenerator volstaat een lichtere check op data, transparantie en het onderliggende model. De vuistregel: hoe groter de impact op mensen, hoe scherper de due diligence.
Weet u niet zeker welke ingekochte tools hoog-risico zijn en welke vragen voorrang verdienen? De gratis risicoscan geeft een eerste inschatting van de hoogste risicocategorie in uw AI-gebruik, met de verplichtingen die erbij horen. Per ingekocht systeem classificeert u in het register.