Mag een accountant ChatGPT gebruiken voor klantdossiers? Het korte antwoord: niet in de standaardversie. Wie cijfers, een jaarrekening of controle-informatie van een cliënt in de gratis of consumentenversie van ChatGPT typt, raakt al snel het vertrouwelijkheidsbeginsel uit de VGBA en de AVG. Met een zakelijke versie met verwerkersovereenkomst of een Europees gehoste private LLM kan het wel, mits het kantoor een vastgelegd AI-beleid heeft en de accountant eindverantwoordelijk blijft voor de oordeelsvorming.
Wat zegt de VGBA over geheimhouding?
Vertrouwelijkheid is een van de vijf fundamentele beginselen uit de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), naast vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, integriteit, objectiviteit en professionaliteit. Artikel 16 VGBA verplicht de accountant tot geheimhouding van gegevens of inlichtingen waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Via artikel 19 VGBA zorgt de accountant ervoor dat ook wie onder zijn verantwoordelijkheid werkt, of wie hij om ondersteuning vraagt, die geheimhouding naleeft. De plicht loopt door na afloop van de opdracht.
Staan er persoonsgegevens in wat u invoert, zoals salarisgegevens of de cijfers van een eenmanszaak, dan is dat een verwerking onder de AVG (artikel 4, punt 2). Bij publieke AI-modellen zoals de gratis ChatGPT komt die data terecht op servers buiten de EU. Standaard wordt de invoer gebruikt voor modeltraining tenzij dit expliciet is uitgezet. Voor een accountant is dat een dubbel probleem: een mogelijke schending van het vertrouwelijkheidsbeginsel en van de AVG.
Daar komt bij dat accountantsorganisaties met een wettelijke-controlevergunning onder toezicht staan van de AFM (Wet toezicht accountantsorganisaties). En als poortwachter onder de Wwft heeft de accountant een meldplicht voor ongebruikelijke transacties bij FIU-Nederland. Gevoelige cliënt- en transactiegegevens gaan dus niet zomaar een publiek AI-model in.
De accountant blijft eindverantwoordelijk voor de oordeelsvorming. AI mag het werk versnellen, maar de professioneel-kritische instelling en de toetsing van de uitkomst blijven mensenwerk. Een AI-samenvatting of -analyse die ongetoetst in het controledossier belandt is een risico: het dossier moet herleidbaar en controleerbaar blijven.
De AFM-lijn: drie voorwaarden voor AI
De AFM heeft in 2025 een duidelijke lijn neergezet voor verantwoord AI-gebruik in de controle, uitgesproken in november 2025 en vastgelegd in bouwsteen tien tot en met twaalf van het rapport '12 bouwstenen voor beheerst gebruik van audit-tooling' (december 2025). Drie voorwaarden staan centraal. Menselijke controle. AI ondersteunt (human in the loop), maar vervangt nooit de verantwoordelijkheid en het oordeel van de accountant. Herleidbaarheid. U moet kunnen reconstrueren hoe een AI-uitkomst tot stand kwam en welke data is gebruikt, zodat het controledossier navolgbaar blijft. Beheerste beveiliging. U weet waar de data naartoe gaat, hoe lang die bewaard blijft en of de invoer voor training wordt gebruikt.
Hoe de AFM deze drie principes in het rapport opbouwt, staat in de twaalf bouwstenen van de AFM.
Dit kader is voor de accountancy wat de KNB-weegschaal voor het notariaat is: geen verbod op AI, maar een set vragen die u per tool en per toepassing langsloopt voordat u die inzet.
Drie risiconiveaus voor AI-tools
Niet alle AI-tools zijn gelijk. Voor een accountantskantoor zijn er drie praktische niveaus, oplopend van risicovol naar acceptabel.
Niveau 1: publieke consumenten-AIChatGPT Free of Plus, Gemini gratis, Claude.ai gratis. Niet inzetten voor cliëntdata. Er is geen verwerkersovereenkomst en de data gaat naar servers buiten de EU. Ook kan uw invoer voor modeltraining worden gebruikt: bij ChatGPT gebeurt dat tot u het uitzet, bij de andere diensten hangt het af van een instelling die u zelf moet controleren. Acceptabel voor anonieme, niet-herleidbare taken: een algemene vaktekst, een conceptmail zonder cliënt- of cijfergegevens.
Niveau 2: zakelijke AI met verwerkersovereenkomstChatGPT Business of Enterprise, Microsoft 365 Copilot of Azure OpenAI in een EU-regio. Hier is een verwerkersovereenkomst beschikbaar, training op uw invoer staat uit en data wordt versleuteld. Acceptabel voor een deel van het cliëntwerk, mits het kantoor expliciet vastlegt welke gegevens wel en niet ingevoerd mogen worden. Let op de hosting-locatie: OpenAI biedt opslag in Europa alleen voor nieuwe Enterprise-omgevingen. Let ook op de Amerikaanse Cloud Act, die ondanks contractuele afspraken toegang door autoriteiten kan afdwingen.
Niveau 3: private of EU-gehoste AIEen lokaal of binnen de eigen omgeving draaiend model, een Europese private LLM (zoals Mistral) of een AI-functie binnen uw accountancysoftware waarbij data het kantoor of de EU-cloud niet verlaat. Alleen bij een model in uw eigen omgeving blijft de data echt in huis. Vraag bij een Europese aanbieder de lijst met subverwerkers op: Mistral schakelt bijvoorbeeld ook subverwerkers buiten de EU in. Voor gevoelig dossierwerk de meest verantwoorde optie. Hogere kosten en complexiteit, maar wel controle over waar de data staat.
Een AI-beleid voor uw accountantskantoor
Een apart AI-beleid schrijft de wet niet voor. Heeft uw kantoor een vergunning voor wettelijke controles en zet u AI in bij de controle, dan verwacht de AFM wel specifiek beleid voor die tools: ten minste over informatiebeveiliging, over de verifieerbaarheid van de uitkomsten en over de eindverantwoordelijkheid van de accountant, plus de eisen uit de AI Act (bouwsteen 2 van het AFM-rapport van december 2025). Ook zonder vergunning moet u bij een tuchtklacht of een vraag van een grote cliënt kunnen laten zien hoe u met AI omgaat. Een vastgelegd beleid is daarvoor het kortste bewijs. Het beleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vijf stappen volstaan voor een werkend basiskader.
Inventariseer
Welke AI-tools zijn al in gebruik op het kantoor? Vraag het na bij elke medewerker, niet alleen bij IT. ChatGPT, Microsoft Copilot, AI-functies binnen het controle- of samenstelpakket, transcriptie- en samenvattingstools. Schaduw-AI wordt vaak onderschat.
Classificeer per tool
Welk risiconiveau (zie hierboven)? Welke data mag erin, welke nooit? Leg per tool een korte 'wel toegestaan / nooit toegestaan'-lijst vast.
Schrijf een eenvoudig beleidsdocument
Twee tot drie pagina's volstaan: doel, scope, toegestane tools, verboden invoer (cliëntcijfers, persoonsgegevens, controle-informatie), verantwoordelijkheden en incidentmelding. Laat het ondertekenen door alle medewerkers.
Werk aantoonbaar aan AI-geletterdheid
Sinds 2 februari 2025 vraagt artikel 4 van de AI Act dat u maatregelen neemt om de AI-geletterdheid te ondersteunen van uw personeel en van anderen die namens u met AI-systemen werken. Het is een inspanningsverplichting van de organisatie. Leg vast wat u heeft gedaan en voor wie; dat is uw bewijs als een toezichthouder of cliënt ernaar vraagt. Voor een kantoor ligt een korte training voor de hand over AI-basis, beperkingen, hallucinaties bij cijfers en bronnen en de specifieke risico's bij vertrouwelijkheid. Stem de inhoud af op wat iemand met AI doet. Documenteer wie wanneer is opgeleid.
Monitor en evalueer
Plan elke zes maanden een review. Welke nieuwe tools zijn er aangeschaft? Zijn er incidenten geweest? Klopt het beleid nog?
Is AI in de accountancy hoog-risico onder de AI Act?
Nee, niet automatisch. Onder de AI Act volgt hoog-risico uit wat een AI-systeem doet (Bijlage III), niet uit de sector waarin u werkt. De meeste AI-toepassingen op een accountantskantoor (concepten opstellen, teksten samenvatten, data-analyse ondersteunen) zijn doorgaans geen hoog-risico.
Het kan wel hoog-risico worden zodra een systeem een Bijlage III-functie vervult. Beoordeelt een tool de kredietwaardigheid van natuurlijke personen of stelt hij hun kredietscore vast, dan valt dat gebruik onder Bijlage III, punt 5(b). Systemen die financiële fraude opsporen zijn daar uitdrukkelijk van uitgezonderd. Dat is een eigenschap van het systeem en de toepassing, niet van het beroep accountant. Welke accountancy-toepassingen onder Bijlage III kunnen vallen, staat in AI in de accountancy en hoog-risico.
Voor de meeste kantoren raken eerst drie andere onderdelen: maatregelen voor AI-geletterdheid (Art. 4, al verplicht), transparantie bij een chatbot richting klanten, bij deepfakes of bij AI-tekst die u publiceert om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang (Art. 50 lid 1 en 4, sinds 2 augustus 2026 en niet uitgesteld door de Digital Omnibus) en het AVG-kader voor de verwerking van cliëntgegevens. Bij een chatbot ligt de meldplicht bij de aanbieder van de chatbot; deepfakes maakt u zelf bekend. Voor AI-tekst vervalt de plicht als een mens de tekst inhoudelijk heeft getoetst en uw kantoor er redactionele verantwoordelijkheid voor draagt. Een met AI opgestelde rapportage of cliëntbrief valt buiten Artikel 50.
Een AI-register voor uw kantoor
Een intern AI-register is voor een accountantskantoor geen wettelijke plicht. Het helpt wel om richting de AFM en onder de AI Act te laten zien welke AI u gebruikt en hoe u dat beheerst. Per AI-systeem legt u zes dingen vast.
- Naam en leverancier
- Doel binnen het kantoor
- Welke data er wel en niet in mag
- Het risiconiveau (1, 2 of 3 zoals hierboven)
- De verantwoordelijke
- De datum van de laatste review
Een eenvoudige spreadsheet volstaat voor een klein kantoor. Bij meer dan een handvol AI-tools werkt een centraal register beter. Onder de NVKM krijgt het register ook een plek in uw kwaliteitssysteem: de risico-inschatting betrekt de middelen van het kantoor, waaronder de AI-tools die u bij opdrachten gebruikt (SKM1 paragraaf 25, onder a). Zie AI in uw NVKM-kwaliteitssysteem.
Wat moet u nu doen?
Drie acties die u deze week al kunt zetten. Verbied formeel de invoer van cliëntgegevens in publieke ChatGPT (een interne mededeling van de eindverantwoordelijke volstaat). Plan een AI-geletterdheidssessie voor het hele team. Loop voor uw belangrijkste AI-tool de drie voorwaarden langs: menselijke controle, herleidbaarheid en beheerste beveiliging.
Wilt u het structureel regelen? In AIComplianceHub legt u per AI-tool vast welke gegevens erin gaan, stelt u een AI-beleid op en volgt uw team de e-learning. De gratis Risicoscanner geeft in vijf minuten een eerste beeld van waar uw kantoor staat.
Veelgestelde vragen
Kan een accountant AI inzetten zonder vertrouwelijkheidsrisico?
Ja, voor taken zonder cliëntgegevens: een algemene vaktekst, een uitleg van een nieuwe regeling, een conceptmail zonder namen of cijfers. Werkt u met cliëntdata, zoals een samenvatting van een dossier of een analyse van een grootboek, gebruik dan een zakelijke versie of een Europees gehost model, in beide gevallen met verwerkersovereenkomst. Leg vast welke gegevens erin mogen. De uitkomst toetst u zelf voordat hij in het dossier komt.
Mag ik ChatGPT Enterprise gebruiken voor jaarrekeningen of controledossiers?
Ja, onder voorwaarden. Voor ChatGPT Enterprise kunt u met OpenAI een verwerkersovereenkomst sluiten. Standaard traint OpenAI niet op uw invoer. Voor concepten, samenvattingen en analyse-ondersteuning is het bruikbaar, mits u vastlegt welke gegevens erin mogen. De accountant blijft eindverantwoordelijk voor de oordeelsvorming. De uitkomst moet herleidbaar in het dossier terechtkomen.
Welke AI-tools zijn veilig voor accountants?
Drie niveaus bepalen het antwoord, van publieke consumenten-AI tot een model in uw eigen omgeving. Geen tool is per definitie veilig: het gaat om wat u erin stopt en welke afspraken er liggen. Een EU-gehoste private LLM of Azure OpenAI in een EU-regio, met verwerkersovereenkomst en uitgeschakelde modeltraining, is veiliger dan publieke ChatGPT. Maar ook dan blijft menselijke controle vereist.
Is een AI-beleid verplicht voor accountantskantoren?
Nee, een apart AI-beleid schrijft de wet niet voor. Heeft uw kantoor een vergunning voor wettelijke controles en gebruikt u AI in de controle, dan verwacht de AFM wel specifiek beleid voor die tools (bouwsteen 2 van het AFM-rapport van december 2025). Ook zonder vergunning moet u bij een tuchtklacht of een vraag van een grote cliënt kunnen laten zien hoe u met AI omgaat. Een vastgelegd beleid is daarvoor het kortste bewijs.
Telt accountancy als hoog-risico onder de AI Act?
Nee, niet automatisch. Hoog-risico volgt uit de functie van het AI-systeem (Bijlage III), niet uit de sector. Veel accountancy-toepassingen zijn ondersteunend en daarmee geen hoog-risico. Een systeem dat bijvoorbeeld kredietwaardigheid van natuurlijke personen beoordeelt, is dat in dat gebruik wel.
Wat is AI-geletterdheid voor een accountantskantoor?
Twee dingen. Een training die past bij wat iemand met AI doet: hoe AI werkt, wat de beperkingen zijn (zoals hallucinaties bij cijfers en bronnen) en welke risico's gelden voor vertrouwelijkheid en oordeelsvorming. En een vastlegging van welke medewerker wanneer de training heeft afgerond. Artikel 4 vraagt sinds 2 februari 2025 om maatregelen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid ondersteunen, rekening houdend met kennis, ervaring, opleiding en gebruikscontext. Het is een inspanningsverplichting van de organisatie. Een overzicht van wie welke training wanneer volgde, is de eenvoudigste manier om te laten zien wat u heeft gedaan.